超越電子表格思考：可以提高運營效率的 3 種工具

已發表: 2022-11-23

日常運營是每項業務的核心。員工、銷售訂單、流程、設備和工具使公司保持運轉。要使企業取得成功，這些部分中的每一個都必須經常像發條一樣運轉。當出現中斷或瓶頸時，它們會降低生產力、破壞業務功能並危及安全。

高效、順利地經營公司是企業主的首要任務。在日益增長的在線威脅和復雜的合規標準之際，這項任務再重要不過了。下面我們將討論三種工具，它們可以提高公司的運營效率，同時確保其安全。

1. 治理、風險和合規軟件

消費者隱私法、勒索軟件威脅和數據洩露風險使數字時代的運營變得越來越複雜。然而，像互聯網這樣的網絡技術並不是唯一的罪魁禍首。人員和流程是可能使企業面臨風險和合規性問題的其他因素。

假設您的公司建造手機信號塔並將設備出租給其他企業和無線運營商。你的目標是以盡可能少的成本完成塔的建造，這樣你就可以獲得最大的利潤。但在這個行業經營意味著您必須遵守市、州和聯邦法規。

您對精益施工流程和成本的關注不一定是錯誤的方法。但是，這導致該公司過去選擇了不合格的設備。該設備不僅低於行業標準，而且出於國家安全考慮，聯邦政府也將其取締。該公司不得不經歷痛苦而昂貴的更換每個塔的無線電設備的過程。

治理、風險和合規性解決方案有助於評估造成業務漏洞的技術、人為疏忽和流程。這種方法也稱為 GRC，將公司的運營視為一個整體系統。 GRC 工具不是在單個過程中發出危險信號，而是顯示整個操作如何產生潛在風險。然後，所有者和經理可以清楚地識別可能不符合公司最佳利益的方法和決策。

銷售產品的公司必須找到存放、移動和跟踪庫存的方法。您的運營還依賴於內部供應和設備，即使您的企業不銷售有形產品。您必須密切關注公司的資產，例如計算機、軟件許可證和辦公材料。否則，庫存縮減或損失可能會失控，而且來源可能難以確定。

庫存縮減可能會很快變得昂貴，消息來源可能會指出更大的安全問題。一些研究表明，員工盜竊和入店行竊造成了 78.3% 的庫存損失。數學和文書工作錯誤佔案例的 15.4%，而供應商欺詐導致其中的 3.7%。另有 3.9% 來自公司無法追踪的未知原因，有時是因為流程不當或不足。

庫存管理系統有助於改進企業的庫存跟踪、監控和控制流程。隨著公司增加其位置，這些應用程序還會同步資產和產品分佈變化。您可以實時查看產品和其他資產的位置，包括它們代表的價值。庫存管理系統還可以自動計算採購和折舊成本等，這有助於確定發生收縮的位置。

當您有多個倉庫接收產品並將其運送到多家商店時，電子表格就很難跟上進度。對於非零售企業，電子表格不夠動態，無法追踪公司發放的筆記本電腦和移動設備的去向。您需要一個自動化系統來有效地管理庫存水平和資產，並且不需要持續的人工干預。

您的企業是否仍在使用電子表格管理其客戶群？除了耗時之外，這種方法還可能使您的公司面臨安全和隱私問題。因為電子表格需要連續的數據輸入和操作，所以它們可能包含過時的信息。您的電子表格中可能有人不再是客戶或不想接收某些通信。

例如，一些客戶可能希望選擇退出與營銷相關或促銷的電子郵件。有人必須在您的電子表格中創建一列來表明這一點。另外，營銷人員將負責手動檢查電子表格以確定他們應該從名單中刪除哪些人。然後是共享和存儲電子表格的問題，包括管理員工訪問權限和遵守隱私法規。

客戶關係管理應用程序簡化了客戶數據、通信偏好和信息安全。 CRM 應用程序允許您限制員工訪問並授予不同的權限級別。例如，銷售和服務人員可能需要查看和編輯權限才能添加或更改客戶信息。但是，他們可能不需要允許他們添加或刪除用戶或集成其他程序的管理員訪問權限。

CRM 軟件的功能擴展到營銷傳播，包括電子郵件列表。假設客戶每個月都會收到促銷信息，但他們不想再看到這些信息。他們可以取消訂閱，自動將他們從營銷聯繫人列表中刪除。雖然他們的信息將保留在數據庫中，但 CRM 應用程序還將記錄客戶的操作。員工將立即了解為什麼該客戶沒有收到促銷電子郵件。

實現運營效率涉及尋找和實施可提高質量、效率或性能的最佳實踐。軟件應用程序是幫助公司執行最佳實踐的關鍵工具。雖然電子表格在過去可能會減少它，但它們現在可能成為合規性、生產力和安全性的障礙。更多動態解決方案，例如 GRC 軟件、庫存管理系統和 CRM 應用程序，消除了可能危及業務成功的運營障礙。