虛擬通信：挑戰、注意事項、注意事項和頂級工具

隨著冠狀病毒大流行的爆發，面對面的商務交流暫時被消滅了。 面對面的會議和飲水機對話很快被虛擬通信工具所取代。 在大流行之前，遠程工作正在興起，但冠狀病毒的爆發使其完全加速。

由於缺乏面對面的溝通，因此您的企業掌握遠程溝通平台至關重要。 在本文中，我們將討論您需要了解的有關虛擬通信的所有信息，從工具本身到您應該遵循的禮儀。 我們將在文章中介紹以下部分：

• 什麼是虛擬通信？
• 虛擬通信挑戰
• 虛擬通信注意事項
• 頂級虛擬通訊工具
• 常見問題

什麼是虛擬通信？

該軟件允許人們在不同的房間進行交流。 這是通過允許實時通信的音頻和視頻工具的組合來完成的。 由於COVID-19 ，這些工具的使用量可能激增，但它們已經存在多年了。 隨著技術的不斷進步，這些工具發展迅速。

可用於虛擬通信的工具

視頻會議工具——這些解決方案是市場上最有價值的虛擬通信工具之一。 它們允許您通過在兩個端點之間發送音頻和視頻來進行實時會議。 它們很容易替代面對面的會議。

團隊聊天軟件— 這些工具允許您向同事發送即時消息。 它們是提出快速問題並跟上您以前工作空間中可能缺少的友好辦公室玩笑的絕佳選擇。

項目管理工具——該軟件將幫助您組織、委派和管理與正在進行的項目相關的所有任務。

商務 VoIP 電話系統——這些平台使用戶能夠通過互聯網撥打電話。 這樣，員工就不需要使用他們的個人手機來處理業務事務。

電子郵件— 電子郵件已經佔據了足夠長的時間，不需要對其進行定義。 但它是任何公司的虛擬通信軟件堆棧中的重要資產。

虛擬通信挑戰

當根本不可能進行面對面的交互時，這項技術提供了極大的便利。 但僅僅因為他們是一個很好的第二選擇，這並不意味著他們沒有挑戰。 以下是您在使用此軟件時可能會遇到的一些障礙。

缺乏肢體語言——肢體語言是溝通的關鍵。 文字只佔您試圖傳達的信息的一小部分。 事實上， Business Know How指出 93% 的信息是非語言的，55% 是肢體語言。

如果您通過即時消息傳遞系統（例如 Slack）進行通信，這尤其會導致問題。 例如，經理可能會向他們的直接下屬發送簡單的一句話信息。 但如果沒有額外的上下文，例如肢體語言，信息可能會被誤解。 這種誤解可能會導致分心，從而降低員工的工作效率。

Humintell董事兼心理學家 David Matsumoto 博士表示，這個問題源於人類沒有進化到進行二維交流的事實。 我們只是被設計成在一個三維世界中運作。 因此，無論我們多麼依賴技術，我們的大腦都永遠不會完全適應它。

與不同時區的人交流——這是遠程交流的常見問題，但並非 COVID-19 獨有。 您的員工很可能在不同的時區，無論是在同一個國家還是在全球。 這意味著，如果您需要與其中一名員工聯繫，您可能只有很短的時間來召開會議。

公司文化受損——對於許多員工來說，他們是為了工作而留下來的，因為公司文化蓬勃發展。 但如果你完全依賴遠程通信，公司文化就會消失。 在 COVID-19 大流行期間，世界各地的公司通過虛擬歡樂時光和遊戲之夜發揮創意。

但不幸的是，有些東西不如真實的東西。 據Clutch.co 稱，自 COVID-19 大流行開始以來，63% 的員工與同事交往的時間減少了。 即使病毒的傳播已經消退，越來越多的員工也可能會繼續遠程工作。 這意味著工作文化將繼續受到影響。

在家工作會讓人分心——任何工作環境都會讓人分心。 但是，如果您的團隊在家中使用該軟件，則會帶來不同程度的干擾。

員工很容易休息一下，變成一個小時的小睡或與狗玩耍——如果不在辦公室，就沒有人來追究他們的責任。 在沒有恢復之前，家裡的干擾會很快堆積起來。

根據KDSDK的數據，在一項調查中，54% 的美國人表示在家工作的分心更多。 86% 的受訪者還表示，他們充分利用了在家工作的自由。 當您的團隊在家工作時，此類事件是不可避免的。

不穩定的互聯網連接——您的辦公室可能連接了穩定的互聯網連接。 每個人的家都不是這樣。 由於他們居住的地區或服務的價格，有些人的互聯網連接可能很差。

不幸的是，這些工具完全依賴於您的互聯網連接。 因此，不穩定的連接會導致服務中斷，從而導致團隊成員落後。

虛擬通信的注意事項

只要您以正確的方式利用它們，這些工具就是一筆巨大的資產。 這是一個注意事項列表。

為每種類型的溝通定義渠道——這項技術為團隊提供了巨大的好處，因為它為與同事協作提供了廣泛的選擇。 但與此同時，這可能是壓倒性的。 有這麼多的溝通渠道，重要的是要知道哪種類型的對話適合什麼工具。

這就是為什麼為特定的通信解決方案建立協議是明智的。 例如，快速簽到最適合您的團隊消息傳遞工具。 更長時間、更深入的對話最適合視頻會議。

考慮時區——由於您的員工可能分散在不同的時區，因此在溝通方面需要注意這一點。 不要通過您的團隊消息傳遞平台發送任何緊急信息，因為您的同事可能幾個小時都不會收到它。

您還需要注意安排視頻電話會議的時間。 嘗試為通話各方找到一個在工作時間內的時間。 考慮利用此工具來幫助您找到適合您和您的同事在另一個時區的會議時間。

過度溝通——由於您無法通過這些工具閱讀肢體語言，因此您需要通過過度溝通來過度補償。 通過定期的面對面對話，您可以評估一個人試圖用肢體語言表達的全部內容。 這顯然不是這裡的情況。

一定要與你的同事過度溝通，以便在你試圖傳達的信息方面不遺餘力。 發送電子郵件或即時消息時，請詳細了解細節，以確保涵蓋所有細節。

定義並致力於您的公司文化——文化是任何公司的一個關鍵方面。 雖然遠程這樣做更具挑戰性，但絕對仍然有可能。 利用視頻會議工具是一種很好的方式。 使用您的視頻會議工具進行虛擬活動。 您甚至可以利用屏幕共享來託管虛擬瑣事。 確保您的團隊消息傳遞平台在適當的空間歡迎飲水機對話，以建立同事之間的關係。

盡可能使用視頻——遠程工作可能會讓人感到孤立，這種孤獨感會對團隊的工作質量產生負面影響。 解決這個問題的最好方法是盡可能使用視頻會議而不是電話。 與同事會面將幫助您的團隊感覺不像以前那麼孤獨。

不要僅僅為了會議而安排會議——雖然以前的虛擬團隊以前可能經歷過這種情況，但“Zoom 疲勞”一詞在 COVID-19 危機期間變得很突出。

BBC表示，與面對面會議相比，Zoom 會議更讓員工筋疲力盡，因為人們需要更加努力地解釋各種線索、面部表情和肢體語言——這很累人。 確保您在在線會議中過度溝通，以了解重點並消除不必要的會議。

不要以某人交流的頻率來衡量生產力——人們在網上的交流方式與他們在現場的交流方式不同，所以你不能反對他們。 僅僅因為某人可能不經常參加虛擬會議並不意味著他們不擅長。 只要確保您僅根據他們的工作質量來判斷他們。

讓你的團隊知道如何联係你——這對經理來說尤其重要。 如果您的團隊在遠程，他們不能只是突然出現在您的辦公桌前提問。 更不用說，如果他們是遠程的，許多人會保持相當零星的日程安排。 您需要確保您的團隊知道何時以及如何联系您。 在弄清楚如何联系您時，請確保他們沒有抓住稻草。 如果您使用 Slack 或 Microsoft Teams，一個不錯的選擇是將您的聯繫信息保留在您的狀態中。

重新考慮您的會議邀請列表——這與 Zoom 疲勞有關。 如果某人不需要在通話中，就不要包括他們。 在發送之前，請務必仔細檢查邀請列表。

不要只專注於工作——在辦公室工作時，企業往往會安排公司郊遊，讓同事們可以聯繫並談論工作之外的生活。 遠程團隊通常意味著員工分散在不同的辦公室，所以這實際上是不可能的。 如果你只專注於工作，員工很快就會精疲力竭。 因此，請務必找到一種方法，在適當的時候邀請個人對話進入工作，以應對這種情況。

頂級虛擬通訊工具

如果您希望增強您的虛擬通信堆棧，請考慮實施這些工具。

團隊消息傳遞——Slack

Slack是您的團隊消息傳遞平台的絕佳選擇。 使用此工具，您可以向同事發送直接或群組消息，並啟動適用於工作或飲水機主題的頻道。 Slack 擁有超過 2,200 種集成，甚至允許其用戶進行視頻或語音通話。

以下是其評論頁面中的一些 Slack 專家：

• 固定消息的能力
• 提供安全可靠的數據共享場所
• 設置通知和請勿打擾時間的功能很有幫助

視頻會議 — 縮放

Zoom是滿足您的視頻會議需求的理想工具。 它是該領域的知名參與者，因為它被評為 2020 年 Gartner 會議解決方案魔力像限的領導者和全球 UCaaS 魔力像限的領導者。

它提供一致的視頻會議體驗，為企業提供使用會議和聊天、視頻網絡研討會、會議等的機會。

以下是其評論頁面中的一些 Zoom 專業人士：

• 能夠看到誰被靜音是一個很棒的功能
• 它的 PowerPoint 集成很有用
• 受密碼保護的會議使會議安全

項目管理——體式

Asana是滿足您項目管理需求的絕佳選擇。 您可以從鳥瞰圖查看正在進行的項目，或深入了解每個團隊成員的個人任務。 通過 100 多個集成將所有這些任務聯繫在一起。

以下是其評論頁面中的一些 Asana 專業人士：

• 標記項目允許團隊保持井井有條
• 允許經理設定截止日期為團隊設定了明確的指導方針
• 高度靈活的工具

商務 VoIP 電話 — RingCentral

RingCentral是滿足您的 VoIP 電話需求的理想選擇。 該平台提供無縫的統一通信體驗，其中包括其商務電話解決方案。 它提供可靠的高清音頻，能夠將呼叫轉移到任何設備，並且您可以從管理門戶進行管理。

以下是其評論頁面中的一些 RingCentral 專業人士：

• 對講電話使用簡單
• RingCentral 易於安裝
• 呼叫轉移是一個很棒的功能

電子郵件——Gmail

如果您正在尋找新的電子郵件解決方案， Gmail是一個不錯的選擇。 這是一個直觀而高效的平台。 Gmail 提供 15 GB 的存儲空間、更少的垃圾郵件和移動設備訪問。 由於它是 Google 豐富的 G 套件的一部分，因此您還可以從同一界面利用 Google Meet 和 Google Docs 等 Google 工具。

以下是 G2 頁面上的一些 Gmail 專家：

• Gmail 非常用戶友好
• Google 提供了出色的功能，例如詢問選項、安排電子郵件、過濾和打盹
• 您可以在一個界面下鏈接多個帳戶

結論：掌握虛擬通信將幫助您的業務

如果冠狀病毒大流行教會了商業世界任何東西，那就是遠程工作將繼續存在。 這意味著這個軟件不會去任何地方。 如果您的企業走在前面並了解該做和不該做的事情，並掌握遠程通信的挑戰，您會發現自己擁有更快樂的員工。 快樂的員工會帶來繁榮和成功的工作場所。

如果您希望完全融入遠程工作生活方式，請查看我們的家庭小工具和配件最佳作品列表。