虛擬電話號碼：它是如何工作的以及如何獲得一個？

虛擬電話號碼，有時稱為直接向內撥號 (DID) 號碼，即使您剛剛開始在本國市場之外擴張，您也可以聯繫遠方的客戶並為您的業務增加全國影響力。

它提供了比傳統電話號碼更大的靈活性，因為沒有硬線連接，您幾乎可以在世界任何地方使用它。

讓我們來看看什麼是虛擬號碼，它是如何工作的，它的好處以及如何獲得一個。

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• 什麼是虛擬電話號碼？
• 虛擬電話號碼如何工作？
• 如何獲取虛擬電話號碼
• 虛擬電話號碼與傳統電話號碼
• 虛擬電話號碼的好處
• 概述 虛擬電話號碼提供商
• 虛擬電話號碼常見問題解答

什麼是虛擬電話號碼？

虛擬電話號碼是基於雲的電話號碼，可以在不依賴傳統固定電話網絡的情況下聯繫企業。 虛擬商務電話號碼使用互聯網連接到電話網絡，無需傳統線路或交換機。 帶有虛擬號碼的物理硬件非常少，因此可以在任何連接到雲的設備上接聽來電。

您的企業可以根據需要從 VoIP 服務提供商處購買盡可能多的虛擬電話號碼，以便與各個市場的當地人聯繫。 每個號碼都可以通過 VoIP 軟件輕鬆管理，本地區號、800 代碼和國際號碼都可以分配給您的業務。

虛擬電話號碼如何工作？

虛擬電話號碼使用互聯網撥打電話。 它不需要 SIM 卡、手機信號塔覆蓋範圍或實際地址即可撥打或接聽電話。 它遵循與傳統固定電話號碼相同的規則——本地和國家號碼都有 10 位數字，其中包括區號、三位數字交換機和四位用戶號碼。

要使用虛擬號碼，您需要通過電纜、LTE 或 Wi-Fi 網絡以及台式機、筆記本電腦或手機等設備進行快速互聯網連接。 如果您的互聯網連接不可靠，通話質量可能會受到影響。

無需連接到銅線網絡，這會帶來長途費用、昂貴的安裝和硬接線要求。

企業使用的虛擬電話號碼主要有四種類型：

• 虛榮數字：這些使用吸引人的字母數字短語或數字，可以輕鬆記住您的品牌。
• 免費電話號碼：這些是客戶用來從任何地方聯繫品牌的全國性電話號碼，無需長途費用。
• 本地號碼：本地電話號碼使用特定的區號使企業看起來更本地化，即使位於很遠的地方。
• 本地國際號碼：與本地號碼類似，本地國際號碼使企業在海外市場看來是本地的。

虛擬電話服務使企業能夠根據業務需求接聽電話。

想要在呼叫中心的營業時間結束後在下午 5 點以後在東海岸接聽電話？ 虛擬電話號碼軟件會自動將呼入的客戶服務電話轉接到稍後開放的西海岸呼叫中心。

如何獲取虛擬電話號碼

無論您需要本地號碼、虛名號碼還是免費電話號碼，大多數提供商都會在註冊過程中為您設置一個虛擬電話號碼。 通常，他們按電話線按月收費，並將舊號碼移植到他們的服務中。

雖然有提供免費號碼的虛擬電話號碼提供商，但他們不會提供無限通話選項或連接多個用戶的能力。 當您希望客戶呼叫不受限制地路由到正確的位置時，訂閱服務就是您的最佳選擇。

獲取虛擬電話號碼是一個簡單的過程，只需幾個步驟即可完成：

1. 找到合適的虛擬電話服務提供商並註冊他們的服務
2. 在註冊期間，選擇您未來號碼的城市或區號
3. 通過輸入您的付款詳細信息完成註冊過程。 請注意，此步驟將根據提供者而推遲

一切設置好後，您就可以開始使用虛擬電話系統了。

虛擬電話號碼與傳統電話號碼

虛擬電話號碼與傳統電話號碼的主要區別在於，虛擬電話號碼允許用戶通過 Internet 撥打和接聽電話，而傳統的有線固定電話則依靠物理 PSTN 進行電話通信。

下表提供了虛擬電話與傳統電話系統的快速概覽：

PSTN 電話僅限於每個物理地址一個電話號碼和一條線路，這意味著它們缺乏虛擬電話號碼的移動性和可移植性。 有線電話要求公司為其開展業務的每個地點購買單獨的電話號碼。

由於傳統的 PBX 電話系統安裝在現場，因此添加新的電話線或升級技術對於 IT 團隊來說是一項耗時的麻煩事，更不用說對企業主來說是一筆大筆開支。 此外，為了讓多個座席同時使用電話線，IT 部門必須經歷安裝多線電話系統的顛覆性過程。

另一方面，虛擬號碼不受電線或物理位置的約束，完全依賴 VoIP（互聯網協議語音）通過互聯網撥打/接聽電話。

VoIP 通過可在多個設備上同時訪問的移動軟電話應用程序促進語音通話。 虛擬電話系統用戶可以隨時隨地在任何具有互聯網連接的設備（如智能手機、台式機和筆記本電腦以及平板電腦）上撥打/接聽語音電話。

虛擬電話系統也比傳統電話系統更具可擴展性，並且向現有 VoIP 電話號碼添加新的電話線/分機不需要物理安裝。 相反，管理員只需在 VoIP 提供商網站上直接購買和分配新的電話線路即可。 整個過程只需幾分鐘，消除了手動安裝電話線造成的停機時間。

使用虛擬商務電話號碼，整個座席團隊，而不僅僅是一個用戶，可以使用同一個電話號碼同時進行語音對話或發送商務 SMS 短信。

與固定電話號碼相比，虛擬電話號碼還具有更高級的功能。

例如，管理員可以在特定時間將來電路由到預設設備，與座席工作時間表保持一致。 每個電話號碼或分機都可以提供特定的功能——例如，用戶可以撥打銷售部門的一個號碼，或者插入一個分機來連接客戶服務。

簡而言之？

與標準固定電話相比，虛擬商務電話系統提供了更多的便利性、移動性、功能性和經濟性。

虛擬電話號碼的好處

虛擬電話號碼有幾個獨特的好處。 對於小型企業，當企業主不想提供個人數據或個人號碼時，通常會使用這些號碼。 虛擬商務電話號碼會響起任何兼容的電話，大多數服務甚至允許發送短信和語音郵件。

所有這些都使用與其他基於 Internet 的服務相同的數據包交換技術進行管理。 無需維護電話線，並且在撥打電話時無需考慮開路問題。

考慮為小型企業提供虛擬電話服務還有其他幾個原因。

將營業地點與一個電話號碼聯繫起來

通過虛擬電話號碼，全球多個地點使用一個集中的號碼來接聽電話。 如果某個特定時區的客戶需要幫助，他或她可以從他們所在地區的代理商那裡獲得幫助。 也可以使用帶有虛擬號碼的分機，因此如果客戶需要更專業的幫助，他們會連接到正確的部門。 即使初始號碼的中心距離分機數百英里，也會這樣做。

獲得更廣泛的人才庫

使用虛擬電話在世界各地開設電話中心沒有物理限制。 這意味著您的商務電話系統將客戶與其正確的座席聯繫起來，而不管始發點或座席位置如何。 由於虛擬電話號碼獨立於傳統的 PSTN 和 PBX 硬件，因此在路上的座席可以通過其智能手機和筆記本電腦接聽商務電話。 通過這種連接，客戶可以輕鬆地與以前幫助過他們的代理建立聯繫。

將起點與該地區的呼叫中心相匹配也容易得多。 美國和加拿大充斥著地區方言和處理本地案例的本地呼叫中心，使代理更容易了解客戶需求。 借助本地虛擬電話，企業可以輕鬆地將特定呼叫與講方言或俚語的座席匹配。 即使他們位於數百英里之外，呼叫者也會看到區號並認為呼叫是在本地路由的。

隨時隨地接聽電話

虛擬電話號碼為辦公室外的員工提供更大的靈活性。 例如，如果接待員必須遠程工作，他或她仍然會接到任何直接打給公司的電話。 這是通過桌面或移動應用程序完成的。 由於虛擬號碼帶有用於呼叫管理的軟件，因此可以輕鬆使用呼叫轉移或呼叫路由與其他部門聯繫。

一些 VoIP 軟件具有從設備到設備的呼叫轉移功能。 當員工需要更改位置時，通過軟電話收到的電話會快速發送到智能手機或手機。 當員工有預定的回電時，他或她無需通過電話等待即可開展業務。 由於 COVID-19 大流行，這一點變得很重要，因為虛擬號碼允許員工在家中接聽電話，即使他們與社交距離較遠。

為國際市場提供撥入號碼

一些產品在海外蓬勃發展，進入國外市場的最佳方式之一是為客戶提供本地號碼以聯繫您的組織。 虛擬電話號碼不限於美國區號和 800 號碼。 您還可以從一些供應商處購買國際號碼，以便您的外國客戶聯繫到您。

使用虛擬電話號碼，可以輕鬆地在新斯科舍省等地區建立呼叫中心，並接聽來自意大利等國外市場的客戶的電話。 呼叫者不必撥打長途電話，呼叫中心軟件將這些類型的呼叫路由到精通意大利語的座席。 對於呼叫者來說，沒有跡象表明他們正在撥出該國，您將為從國外市場接觸您的品牌的人提供強大的客戶服務體驗，而無需開設當地呼叫中心。

由於該技術將所有呼叫路由到一個號碼，因此它提供了一種方法來保證國際市場有一個本地化的撥入號碼，客戶可以通過該號碼聯繫他們需要與之交談的業務和部門并快速處理他們的問題.

衡量銷售和營銷績效

在營銷或銷售中，您需要能夠跟踪收到的電話數量，尤其是在您接聽來自多個廣告系列的電話時。 您可以將特定電話號碼與營銷活動相關聯，而不是使用您的主要電話號碼，並有效地衡量這些活動的效果和轉化率。

使用虛擬電話號碼，很容易在各個市場上繪製成功熱圖。 例如，如果來電者更頻繁地撥打您的 515 區號號碼，這表明您的廣告系列可能有更多的得梅因來電者。 也許那個城市的活動可以很好地轉移到另一個地區以增加銷售額。

虛擬電話號碼提供商概述

下表提供並概述了在其計劃中提供免費、本地和虛榮虛擬電話號碼的五家提供商。

虛擬電話號碼常見問題解答

下面，我們回答了一些關於虛擬電話號碼的常見問題解答。