2023 年 VoIP 為企業帶來的 10 大好處

雖然許多企業仍然依賴傳統的電話線，但越來越多的企業開始使用互聯網協議語音 (VoIP) 系統進行通信，因為該系統具有增強的靈活性、強大的呼叫功能以及優惠的國內和國際呼叫費率。 這些只是我們將在本指南中探討的眾多 VoIP 優勢中的一部分。

例如，使用傳統電話線撥打國際電話的企業會產生巨額電話費用。 由於它們利用互聯網連接，因此最好的 VoIP 系統也可以在任何地方使用，有助於連接遠端和混合團隊。

根據最新的VoIP 統計數據，VoIP 的優勢非常明顯，目前幾乎有三分之一的美國企業正在使用 VoIP。 這種轉變在更廣泛的社會中更為引人注目，國家衛生中心最近的數據顯示，令人震驚的是，73% 的美國成年人家中不再有固定電話！

VoIP 系統確實有一些小缺點，但其好處遠遠超過其缺點，特別是對於現代企業而言。 如果您還沒有探索過 VoIP 的豐富功能和優勢，那麼讓我們仔細看看為什麼 VoIP 對於當今的企業至關重要，以及如何選擇合適的供應商。

什麼是網路電話？ 一個簡單的定義

Internet 協定語音 (VoIP) 是一種通訊技術，可讓您透過 Internet 撥打電話。 當您比較VoIP 與固定電話時，您會發現雖然後者依賴於實體銅線網絡，但基於雲端的 VoIP 系統可以在具有穩定互聯網連接的任何地方使用。 它們還與各種其他業務系統相容，例如網路會議和小型企業 CRM 軟體。

VoIP 技術有兩種主要形式：桌上型電話和軟體電話。 VoIP 桌上型電話是連接到 VoIP 軟體的傳統外觀的實體電話，而軟體電話是可以在行動電話、平板電腦、桌上型電腦和筆記型電腦等多種裝置上運行的軟體應用程式。

VoIP 的優勢：為您的企業帶來的 10 個優勢

以下，我們探討 VoIP 系統在 2023 年可為企業帶來的 10 大優勢。

1. 主持電話會議

傳統的電話線路在電話會議方面非常有限，這對許多企業主來說可能是一個問題。 當您使用 VoIP 服務時，只要您的網路速度足以傳輸所有語音數據，您就可以在電話會議中加入任意數量的人員。 VoIP 技術不斷發展和改進，因此所有語音資料包都會有效壓縮和傳輸，以提高連接和通話品質。

2. 降低成本

如果您目前沒有使用 VoIP，那麼您可能正在使用已經存在了數十年的傳統電話線。 在這種情況下，您最終會為透過電話通話所花費的每一分鐘付費，這意味著您每月的帳單可能會非常高，特別是如果您經常撥打國際電話。 VoIP 的情況完全不同，您的成本將大幅削減。 現代電話總機是基於雲端的，而且運行成本要低得多。

為了利用 VoIP 服務，您只需擁有高品質的網路連接，最好是 ADSL。 這樣您將能夠享受出色的語音品質、通話可靠性，並且您每月的費用將是固定的。 根據統計，改用VoIP的小型企業可將其本地費用降低高達40%，並節省高達90%的國際電話費用。

3. 頻寬利用率

根據您的需求優化您的 VoIP 套餐一開始可能會有點棘手，但如果您的提供者為您提供每月數據使用情況的詳細統計數據，那麼這個過程就會容易得多。 VoIP 服務的優點在於，您可以看到每一個微小的細節，可以幫助您優化呼入/呼出呼叫，以獲得最佳的性價比。

4. 經濟實惠的軟體和硬體

VoIP 完全消除了對昂貴的電話線、電話機和其他底層硬體的需求，這些硬體可能會將公司通訊的初始成本提高到數千美元。

除了 VoIP 軟體之外，您所需要的只是良好的網路連線、電腦、音效卡、麥克風和揚聲器或耳機 - 這些東西對於世界各地的每個辦公室來說都很常見。 大多數 VoIP 套餐也非常合理，價格從每個用戶每月10 美元到 30 美元不等，具體取決於您的業務需求和情況。

詳細了解VoIP 系統的成本。

5. 豐富的功能

VoIP 服務提供的功能比傳統電話線提供的功能好得多。 您將在呼叫管理方面擁有更大的靈活性，並享受額外的福利，例如語音郵件、額外虛擬號碼、聯絡人清單、來電顯示等。以下是您將擁有的一些更具體的福利在為您的企業使用VoIP 解決方案時，您將有機會享受：

VoIP 呼叫路由

如果您經常需要接聽重要電話，那麼為什麼要冒錯過它們的風險呢？ 由於大多數 VoIP 服務供應商提供的「尋找我呼叫路由」功能，呼叫者將透過多個號碼轉接，然後再發送到語音信箱。 例如，他會在您的手機上響鈴兩次，在您的辦公室電話上響鈴兩次，最後在您的家用電話上響鈴兩次，然後發送到語音信箱。

自訂保持音樂

許多企業利用的另一個重要功能是「音樂保留」。 等待電話接聽可能非常乏味且無聊，那麼為什麼不用一些音樂來讓這個過程變得有趣呢？ 現代 VoIP 系統可讓您為每個等待的來電者添加獨特且輕鬆的旋律。

6. 遠距工作者之間的有效溝通

與固定電話不同，VoIP 系統允許員工在任何有穩定網路連線的地方工作。 這種靈活性使該技術成為管理遠端和混合團隊的企業的完美選擇。 除了基本的通話功能外，大多數 VoIP 系統還提供多種協作功能，例如文件共享和任務管理，為員工提供多種溝通和轉發資訊的方式。

VoIP 系統還可以即時創建數據驅動的見解，使管理人員能夠遠端監控員工的工作效率。 與依賴較不精通技術的傳統電話系統相比，這可以幫助企業更輕鬆地克服生產力障礙。

7. 業務可擴展性

如果您的企業希望在未來擴展，VoIP 系統可以完美地滿足您的業務擴展需求。 大多數提供者提供模組化、可自訂的軟體包，可以進行調整以滿足您的特定需求。 此外，如果您的團隊擴大並且將來需要不同的服務，您還可以升級到具有更多功能選擇和更慷慨的用戶限制的計劃。

對於成長型企業來說，這使得 VoIP 軟體電話比固定電話系統具有巨大優勢，因為擴展硬體設備的成本更高，而且您的場所能夠安裝的電話線數量可能受到限制。

8. 語音質量

雖然固定電話的通話品質略優於 VoIP 系統，但幾乎沒有任何優勢。 VoIP 語音品質取決於您的網路連線強度，因此只要您的網路可靠，您就無需擔心。

不過，在這方面，一些 VoIP 提供者比其他提供者更好，因此，如果您追求的是水晶般清晰的音質，我們建議您選擇領先的系統，例如RingCentral或 GoTo Connect。

9. 便攜性

VoIP 系統的另一個主要優勢是其靈活性。 與僅限於一個特定位置的固定電話相比，VoIP 技術是完全便攜式的，因為它可以在一系列商業設備上使用。

這使得員工可以將科技轉移到他們選擇的任何地方，無論是辦公室、家庭或其他靈活的工作地點。 這不僅對於遠距和混合團隊來說是一個明顯的福音，對於經常出差並在多個地點舉行商務會議的員工來說也是一個勝利。

10. 安全

隨著資料外洩和惡意軟體等網路攻擊變得越來越普遍，安全性成為尋求規避威脅的企業的首要任務。 雖然網路比固定電話更容易出現安全風險，但只要您選擇具有足夠安全措施的供應商，VoIP 服務就可以與傳統系統一樣安全。

例如，大多數 VoIP 供應商都部署了多種安全機制，例如多重驗證、使用者權限和呼叫加密。 如果您想加倍努力，我們建議您使用 Google Voice 和 8×8 等供應商，因為它們提供嚴格的密碼規則和合規性認證等高級保護措施。 選擇安全的供應商，您可以享受 VoIP 系統的優勢，同時完全放心。

查看我們的VoIP 安全完整指南以了解更多資訊。

如何為您的企業選擇 VoIP 供應商

如果您想親自體驗 VoIP 的優勢，有大量優質供應商可供選擇。 但是，在您承諾提供服務之前需要考慮以下一些事項：

• 我的預算是多少？ VoIP 系統比傳統系統便宜得多，但有些系統比其他系統更具成本效益。 在繼續使用解決方案之前，請確保它符合您的企業預算。 不要只考慮每月的價格。 留意隱藏成本、啟動費和安裝成本，以全面了解這可能會為您的企業帶來多少成本。
• 我的團隊有多大？ 不同的 VoIP 套餐有不同的用戶限制。 因此，您需要選擇適合您業務規模的計劃。 此外，如果您的團隊可能隨著時間的推移而擴展，我們還建議選擇可擴展的軟體包以及具有強大入職和培訓功能的軟體包。
• 我需要哪些 VoIP 功能？ 雖然大多數 VoIP 供應商都提供類似的功能，但功能集會因每個系統而異。 例如，雖然有些人可能會優先考慮呼叫隊列和響鈴組等入站通訊功能，但其他人可能會提供更強大的協作工具。 在選擇反映這些需求的提供者之前，先確定您的企業需要哪些功能。
• 我需要硬體嗎？ VoIP 軟體電話並不能滿足所有企業的需求。 如果您的企業處理大量呼叫並需要卓越的通話質量，那麼選擇最好的 VoIP 硬電話之一可能是更好的主意。 對於剩下的企業——尤其是那些政策靈活的企業——VoIP 軟體電話應用程式可能更適合。