VoIP 與商務座機 – 您需要知道的一切

如果大多數組織都同意一件事，那就是高效可靠的商務電話服務對於成功的公司絕對至關重要。 無論您的團隊需要內部溝通，還是與外界聯繫，電話系統都是您的團隊採用的最重要的解決方案。

談到商業通信，特別是電話，隨著我們的技術的發展，以前昂貴和復雜的設置的可訪問性也隨之增加。 傳統上，固定電話是唯一的選擇，但最近我們看到傳統解決方案被擱置一旁，以尋求更具成本效益的範例：Internet 協議商務語音或商務 VoIP。

現在，很容易將這些託管解決方案簡單地宣佈為未來的方式，但這並不能說明全部情況。 歸根結底，VoIP 系統和傳統的固定電話都有各自的優點和缺點。 在尋找合適的商務電話解決方案時，不僅要熟悉選項，還要熟悉它們帶來的包袱。 我們將深入研究固定電話和 VoIP 解決方案，以幫助您的企業做出正確的購買。

毫無疑問，電話仍然是絕對必備的。 這當然不言而喻，但隨著新技術的引入，電話很容易被視為不得已而為之。 事實恰恰相反。 當然，電子郵件、團隊協作和消息傳遞，甚至文本消息都越來越受歡迎。 但是，這些數字方式可能缺乏完整的電話解決方案所提供的細微差別和功能。

當您的團隊與外部供應商、客戶或合作夥伴合作時尤其如此——電話解決方案對於保持聯繫是絕對必要的，並確保即使在電子郵件之外也可以進行實時對話。 我們將更深入地研究細節，但 VoIP 為商務電話引入了一種全新的範式。 無論是在本地安裝還是通過託管雲解決方案安裝，VoIP 都能讓組織節省資金，同時獲得比以前更多的功能。

此外，IP 商務電話不再以前僅僅依靠本地電話公司為小型企業提供服務，而是引入了一個新的競爭市場，提供了幾乎無窮無盡的選擇，從供應商規模到重點，再到國際影響力，甚至是不同類型的 VoIP。 實際上，統一通信過渡不一定是令人生畏的，我們希望本文能幫助您的組織做出正確的決定。

馬上，我想提供一個易於理解的固定電話和商務 VoIP 電話服務的並排比較。 作為我們 100 多年的標準電話服務，絕大多數人已經熟悉固定銅線電話。 而且，雖然商務 IP 電話並不是什麼新鮮事物，但對解決方案、它的工作原理以及它提供的功能非常熟悉的人並不多。

在這裡，我們將粗略概述傳統固定電話系統和 VoIP 電話通常如何相互對比。 就像任何其他解決方案或平台一樣，每個解決方案或平台之間都有權衡。 現在，看起來 VoIP 似乎馬上有了一點優勢，你做出這樣的假設並不會完全錯誤。

商務 VoIP 解決方案往往提供最好的固定電話，以及更多功能，同時保持更高的成本效益。

雖然它在很長一段時間內一直是一個標準，但固定電話實際上正在淘汰，而且日子已經屈指可數了。 稍後我們將更深入地討論這一點，但是當我們將這兩種解決方案疊加在一起時，值得認識到這一點。 但是，雖然服務仍然存在，但固定電話解決方案是為組織提供極其穩定和可預測的電話平台的好方法。

這並不是說 VoIP 電話系統不可靠或不穩定，當我們討論現代解決方案時恰恰相反。 但是，這實際上只是一個快速比較。 商務 VoIP 與固定電話解決方案的爭論還有很多，不僅僅是對成本和基本概念的簡要概述。

您的組織決定使用的解決方案類型將直接受到該業務的特定需求的影響。 IP 商務電話通常在大多數固定電話服務中佔有一席之地，但組織可能會優先考慮可靠性和熟悉度而不是成本節約。

我們將分解每種解決方案的主要優點和缺點，以幫助您的組織做出這一決定。

越來越明顯的是，固定電話正在被淘汰，這是有充分理由的。 與 VoIP 等更先進的解決方案相比，該技術已經過時了。

固定電話連接仍然存在一個可靠的用例，特別是當您的組織需要絕對最佳的可靠性以及在停電期間失去連接的零風險時。 固定電話也可以很好地服務於只需要基本呼叫並且不希望訪問大量功能的組織。

商務 VoIP 技術最大的優點之一是解決方案絕對是功能豐富的簡單事實。 由於 VoIP 不依賴於標準 PSTN，而是幾乎類似於基於雲的應用程序，因此提供商能夠提供高級特性和功能，而無需額外的硬件，甚至無需收取更多費用。

雖然固定電話能夠擴展到其基本功能之外，但這通常需要添加新硬件，並且可能會增加您的服務成本。 我們整理了這張圖表，以幫助用戶更好地了解功能可用性的差異。

深入了解商業 VoIP 功能

此 VoIP 功能列表絕不是每個提供商的完整功能列表。 事實上，許多不同的提供商會提供不同的功能，這些功能分為不同的付款計劃。 一些提供商將超越並包含比此列表中提供的更多的功能——例如，RingCentral 將他們的 Glip Team Collaboration 平台及其所有服務包括在內。

一些 VoIP 提供商還將以點菜的方式提供功能，使組織能夠挑選並真正定制他們需要的計劃以滿足他們的確切需求。 但即使在這些解決方案中，用戶仍然可以訪問通常為最昂貴的固定電話服務保留的各種特性和功能。

簡而言之，如果您的企業正在尋找以最低成本獲得最多功能的企業，那麼企業 VoIP 可以讓固定電話服務脫穎而出。 這幾乎不是一個公平的比較。

仔細研究座機功能

不幸的是，這對固定電話來說有點損失。 這並不是說固定電話商務電話系統沒有功能或功能，因為如果沒有固定電話解決方案提供的基線，VoIP 就不會成為今天的樣子。 然而，就物超所值而言，固定電話解決方案在與商業 IP 電話競爭時確實有些困難。

固定電話仍然可以立即為組織提供必要的功能，通常這包括我們已經習慣的高級呼叫功能——呼叫轉移、呼叫阻止、三向呼叫、重撥、呼叫等待，甚至有時呼叫路由。

但是，擴展固定電話解決方案的功能通常需要額外付費。 例如，雖然語音郵件變得更加普遍，但該功能仍然需要手機和耳機來運行該解決方案。

其他功能也是如此。 固定電話可以擴展，但通常需要額外的成本甚至額外的硬件來運行該功能。 另一方面，正如我們所提到的，商務 VoIP 解決方案絕對充滿了功能，這些功能通常大大超過固定電話解決方案的功能，同時仍然保持成本效益。

甚至不看功能，企業在比較固定電話和商業 VoIP 解決方案時會注意到的最大區別之一是總成本。 固定電話解決方案通常會帶來 PSTN 和銅線的可靠可靠性，但這通常會帶來更高的成本。 固定電話解決方案不僅成本更高，功能更少，而且計劃通常受到限制，甚至可以按每分鐘通話收費。 如果您的團隊需要擴展功能，甚至需要調用可用性，則需要進行升級。

固定電話定價概覽

現在，固定電話的可用性正在迅速下降。 在我們的搜索過程中，我們找不到許多仍然提供該服務並提供透明定價的提供商。

但是，AT&T 仍在宣傳他們的小型企業固定電話解決方案，並根據您所在的地區估算定價。 為透明起見，所有這些定價信息均來自 AT&T 本身，基於紐約地區的定價。

AT&T 座機產品：

• AT&T All In One Local for Minimal Calling – 起價 31.20 美元/月
  • 每月服務費每條線路最多 500 分鐘的本地通話，額外分鐘的低固定費率
  • 無限長距離 – 選擇區域或州對州，享受同樣低的統一費率
  • 沒有高峰或非高峰定價——無論您在一天中的什麼時間打電話，都享有同樣具有競爭力的價格
• AT&T All In One Local for Moderate Calling – 62.95 美元/月起
  • 每月服務費每條線路最多 1400 分鐘的本地通話，額外分鐘的低固定費率
  • 無限長距離 – 選擇區域或州對州，享受同樣低的固定費率
  • 沒有高峰或非高峰定價 - 無論您在一天中的什麼時間打電話，都享有相同的競爭價格
• AT&T 一站式長途服務 – 起價 15.00 美元/月
  • 無限長距離 – 選擇區域或州際，享受同樣低的統一費率
  • 靈活的國際電話——以低廉的統一費率向每個國家/地區添加國際電話
  • 水晶般清晰的連接

每個計劃包括：

• 帶有姓名和號碼的來電顯示
• 呼叫轉移
• 三向通話

額外費用：

• 安裝費 – 通常包含在細則中或在銷售過程中討論，可能需要支付安裝費才能在現場物理建立連接和硬件。 這些費用差異很大，通常也可以協商。
• 實體電話——固定電話服務的好處之一是能夠利用大量不同電話的庫存。 只要電話具有簡單的模擬電話插孔連接，就可以與該服務一起使用。 但是，如果您的組織還沒有電話，則這些費用是另一項包含的費用，通常每台設備可能在 75 美元到 500 美元之間，具體取決於電話系統的先進程度。
• 附加功能——如果您的組織需要更高級的功能，例如呼叫等待、呼叫轉接、呼叫路由等，那麼您的團隊現在必須購買必要的物理硬件，通常是專用交換機或 PBX。

在這些 AT&T 產品中脫穎而出的首要因素之一是對計劃的限制。 從 31.20 美元（最低計劃的最低潛在價格）開始，組織每條線路最多只能獲得 500 分鐘的本地通話，以及更多分鐘的額外統一費率。 組織可以添加長途（區域或州際）電話，要求提供另一個額外的統一費率。

升級到 AT&T 的中等通話計劃，可能是大多數組織會下降的地方，價格大約翻了一番，達到 62.95 美元，而且仍然只包括 1400 分鐘的本地通話。 不幸的是，AT&T 似乎沒有提供無限通話計劃，也沒有直接宣傳每種產品所包含的功能。

因此，對於限制為 500 分鐘的基本電話解決方案，您的組織必須支付 31.20 美元的起始成本，以及額外的固定費率費用，以撥打超過 500 分鐘限制的電話。 還需要注意的是，在這些計劃中，AT&T 僅包括來電顯示、呼叫轉移和三向呼叫作為基本功能。 您的組織可能需要支付安裝費以及單個電話的價格。

商務 VoIP 定價概覽

另一方面，快速搜索商務 VoIP 解決方案可以從全國多家供應商那裡獲得大量選擇。 由於 VoIP 可以通過高速互聯網提供，並且不依賴於物理線路或連接，因此商業 VoIP 提供商可以以相同的速率提供服務，而不管區域或位置如何。 更不用說，商業 VoIP 解決方案提供商自豪地展示了他們的定價，並包含了特性和功能。

但是，由於在商務 IP 電話方面有多種選擇，我們將提供更通用的定價估計和包含的功能。 根據您所在組織的具體需求，必要的定價和功能會有所變化。

典型的 VoIP 服務成本：

• 基本計劃的起價最低為每位用戶每月 15.99 美元。 定價將根據用戶數量甚至訂閱時間而波動。 一些提供商可能會提供年度定價與按月計費的折扣。
• 無設置費——商業 VoIP 提供商要求或收取設置費並不常見，因為在此過程中不需要物理硬件設置。 提供商將生成帳戶信息和電話號碼（或端口現有號碼），您的組織將獲得對該平台的訪問權限。

然而，重要的是要認識到不同的商業 VoIP 提供商將如何對他們的解決方案產品進行細分和分層。 沒有普遍同意的定價結構，找到合適的價格需要一些研究。 通常，VoIP 提供商會根據以下因素區分他們的產品：

• 用戶數量 – 一些解決方案將對 X 數量的用戶收取單一費率。 例如，1-5 個用戶，每月 20 美元。 一些提供商將根據用戶數量收費，即每位用戶每月 15 美元。
• 功能限制——雖然商業 VoIP 解決方案能夠免費提供附加功能，但許多提供商會將其功能細分並將高級功能限制在更高級別的計劃中。 然而，值得注意的是，即使是最基本的商業 VoIP 計劃也將包括比固定電話更多的功能——只需查看上面列出的 AT&T 產品，看看它們有多麼有限。

因此，雖然 VoIP 定價會根據您的團隊需求而有所不同，但這使組織能夠以更低的價格購買功能更多的服務。

以 Nextiva 的服務為例，該提供商將他們的產品分為三層：

• Office Pro – 低至 $19.95/月
  • 無安裝費
  • 雲 PBX
  • 免費號碼移植
  • 無限通話
  • 無限虛擬傳真
  • 高級呼叫管理
  • 免費本地和免費電話號碼
  • 語音信箱到電子郵件
  • 共享呼叫外觀
  • 闖入
  • 高清音樂保持
• Office Pro Plus – 低至 $20.95/月
  • 所有 Office Pro 功能，以及
  • 一個專業錄製的問候語
  • 現在就給我打電話
  • 會議橋
  • Nextiva 移動應用程序
  • 團隊存在
• 辦公企業– 低至 $27.95/月
  • 所有 Office Pro 功能，以及
  • 通話錄音
  • 三個專業錄製的問候
  • Nextiva 無處不在

再舉一個例子，我們也可以看看 RingCentral 的定價結構：

• Essentials – 每位用戶每月 19.99 美元起
  • 最多 10 個用戶
  • 具有屏幕共享的無限視頻和音頻會議 – 每次會議 4 位用戶
  • 無限通話
  • 100 分鐘免費電話
  • 無限商務短信
  • 呼叫管理和電話系統管理
  • 電話租賃選項：桌面電話和會議電話
  • 移動應用
  • 高清語音
  • 可視語音郵件和語音郵件到電子郵件
  • 團隊協作
  • 與 Microsoft、Google、Box 和 Okta 集成
• 標準– 每位用戶每月 24.99 美元起
  • 所有 Essentials 功能，以及
  • 無限用戶
  • 1,000 分鐘免費電話
  • 多級自動助理
  • 網絡傳真
  • 通話記錄報告
• 高級版——每位用戶每月 34.99 美元起
  • 無限用戶
  • 具有屏幕共享功能的無限視頻和音頻會議 – 每次會議 100 位用戶
  • 所有標準功能，加上
  • 2,500 分鐘免費電話
  • 自動通話錄音
  • 多站點支持
  • 自定義應用程序開發/部署
  • 與 Salesforce、Zendesk 和 Desk.com 集成
  • 單點登錄
  • 語音郵件轉錄到文本

如您所見，商務 VoIP 的可用性涵蓋了大範圍的可訪問性。 起價足夠低，即使是最小的團隊也能負擔得起解決方案，同時提供比大多數企業所需的更多功能。

歸根結底，商務 VoIP 解決方案設法保持成本效益，靈活地滿足您的業務需求，並且功能豐富。 固定電話正在努力競爭，隨著時間的推移，這一點變得越來越明顯。

即使在數字時代，固定電話也佔有一席之地。 當然，為您的業務使用固定電話的一個重要原因是熟悉度。 但是，除了熟悉的解決方案的舒適性之外，企業使用固定電話的首要原因是絕對的可靠性和一致性。

由於固定電話通過物理電纜連接，專門用於傳輸此呼叫數據，因此連接無擁塞、穩定、可靠，甚至在停電時也能正常工作。 這些系統還需要最少的維護或管理來保持正常運行而不會出現任何問題。

固定電話連接也高度私密且難以攔截，正常運行時間接近 100%。 僅出於這個原因，對於絕對不能沒有任何停機時間或高度重視安全性的任何組織來說，固定電話都是一個強有力的選擇。 然而，正如我們在討論 VoIP 時將看到的那樣，使用舊式固定電話連接有許多缺點。

許多人會爭辯說，VoIP 的出現引入了一種新的商業通信模式。 雖然該解決方案在早期可能有點粗糙，但由於許多充分的理由，VoIP 和互聯網服務的現代進步總體上幫助將該平台推向了主流。 首先，VoIP 絕對可以節省成本。 典型的固定電話服務具有一些高級功能，但通常需要額外的費用才能使用。

另一方面，VoIP 引入了其中一些非常高級的功能，例如通話錄音、自動助理、高級路由和電話會議等等。 VoIP 解決方案的主要賣點是任何規模的企業，即使是小型的單人企業家，都可以訪問高度先進和復雜的電話系統，使您的企業能夠建立與大型企業相同的專業形象組織。

VoIP 解決方案本身也具有移動性和靈活性，這兩個巨大的好處有點重合。 現代工人通常經常在旅途中，並且能夠在手機上進行連接具有很大的好處。 VoIP 解決方案利用互聯網，因此不受連接到物理網絡的桌面電話的束縛，使每個人都可以在旅途中工作。 解決方案不僅在使用上靈活，而且在可擴展性上也很靈活。 如果您需要新用戶，只需聯繫您的提供商並註冊一個新計劃，就這麼簡單。

毫無疑問，使用標準固定電話服務的兩個最大優勢將是保證出色的通話質量以及 PSTN 的可靠性。 當商務 VoIP 首次出現時，通話質量差的投訴非常普遍。

由於 VoIP 直接依賴於互聯網連接，因此許多早期採用者在互聯網連接負載過重時會體驗到質量和服務的下降。

然而，隨著 VoIP 和互聯網技術隨著時間的推移不斷發展，我們已經看到 VoIP 的通話質量問題已成為過去。 儘管如此，仍需注意一些技術術語和概念，以確保獲得最佳體驗。 讓我們仔細看看託管業務電話解決方案與典型固定電話系統之間的質量差異。

固定電話設置高標準

馬上，固定電話解決方案已成為絕大多數人的標準期望。 固定電話服務已經使用了幾十年，並且從未真正遇到過質量問題。 事實證明，PSTN 使用的銅線和連接非常可靠，即使是在國際上擴展的系統也不會經常出現中斷或連接故障。 畢竟，PSTN 早在 1878 年就已經存在了。

由於固定電話僅通過這個專用平台運行，因此無需擔心任何額外的開銷。 該網絡不必嘗試傳輸通話數據，同時加載網站、支持其他業務應用程序，以及緩衝會計部門的 Karen 試圖在沒有人注意的情況下觀看的視頻。

固定電話連接也有近乎完美的 100% 正常運行時間，並且網絡不需要輔助電源或互聯網連接。 只要物理電話線和銅線處於工作狀態，固定電話服務就不會出現任何問題或中斷。

事實上，仍然廣泛建議許多企業甚至個人家庭在緊急情況下使用固定電話連接。 即使斷電，電話線仍將連接並以清晰的質量撥打電話。

但由於固定電話的質量標準如此之高，IP 電話很難與之競爭——或者至少在某一點上是這樣。

VoIP 也不甘落後

當然，如果不明確討論服務的局限性，我們就無法討論 VoIP。 VoIP 以成本提供了許多特性和功能，並且仍然設法使所需的總體資本投資遠低於典型的固定電話服務。 但是，原因之一是託管解決方案是通過 Internet 交付的。

無需在地下或地上建立、運行和維護物理銅線的物理網絡，商業 VoIP 提供商可以以極少的成本提供功能更多的解決方案。 當您消除固定電話系統維護成本時，根本沒有那麼多開銷。

現在，這並不是說 IP 電話是一種通過空中運行的神奇服務——商業 VoIP 的最大優勢之一也可能導致其最大的缺點。 由於業務解決方案的 IP 語音依賴於您組織的 Internet 連接，因此中斷和質量問題可能更為常見。

如前所述，早期的商業 VoIP 解決方案因掉線、丟失或混亂的單詞或簡單的質量差導致機器人聲音而臭名昭著。 這是因為該服務依賴於您組織的 Internet 連接，並直接受到該連接的影響。

如果您團隊的互聯網準備好處理日常流量以及 IP 電話，那麼過度使用會很快造成瓶頸。 然而，隨著時間的推移，可用的互聯網速度只會增加，光纖連接的引入以及未來 5G 網絡的加入將迎來商業 VoIP 的新時代——我們已經開始看到這個時代。

只要您的組織確保您的互聯網能夠勝任這項任務，VoIP 就可以輕鬆地與標準固定電話的已知質量相媲美。

However, it is important to note that the Publicly Switched Telephone Network is on its way out. In 2013, then FCC Chairman Tom Wheeler claimed we are in what he called the “Fourth Network Revolution,” or the IP transition.

In his blog post, Wheeler wrote that this is “a series of transitions; a multi-faceted revolution that advances as the packets of Internet Protocol (IP)-based communication replace the digital stream of bits and analog frequency waves.”

Wheeler went on to explain that “fiber networks are expanding,” and “bonding technology is showing interesting possibilities with regard to the nation's traditional copper infrastructure. Communications protocols are moving from circuit-switch Time-divisions Multiplexing to IP.”

To put this into English, Wheeler is simply explaining that the increase in IP solutions, and internet connectivity, is driving down demand and need for the PSTN. IP business telephony accessibility is increasing, helping to smooth out any quality or access issues brought on by the original introduction of VoIP solutions.

In 2014, AT&T even began working with the FCC to move ahead with shutting down the PSTN, and the FCC even voted unanimously in support of investigating the overall impact of transitioning to IP based services. Overall, the days for the PSTN are numbered, while VoIP is really just beginning to take hold.

So, let's say your organization is currently using a landline solution, and has decided or is looking into switching over to a hosted IP platform. This in itself is a massive topic that will be covered on its own, but it is worth taking a brief look at. When it comes to establishing a VoIP solution, your organization does not require much overhead — especially if that is a cloud delivered VoIP solution.

Before your organization can jump straight into a VoIP solution, there are a few steps and precautions to take. Depending on your needs and installation method, these general guidelines will vary. For example, while VoIP does not necessarily require the use of a physical desk phone, many will recommend the use of at least one IP Desk phone.

Before You Start

The most important aspect to ensure before transiting to VoIP is an ample internet connection. VoIP relies solely on your organization's internet connection to make calls, as your voice is converted into data packets and then sent through the internet. Without a stable and reliable internet connection, users will experience lag, jitters and even dropped packets. You can check your speed here for VoIP capabilities.

VoIP calls use about 100kbps for one individual device. So, this means if your organization is going to utilize 10 VoIP lines, your internet must be capable of supporting 1,000kbps, or 1 Megabit per second (Mbps) data transfer simultaneously. The best way to do so would be to utilize a Network Test to measure Download Speeds, Upload Speeds to determine the Bandwidth of your connection. You can test your network and learn more here.

Purchase Necessary Devices

Now, VoIP does not require the direct use of IP Desk phones. However, it is generally recommended to employ at least one phone as a base for your solution. Some organizations might also simply like the idea of utilizing desk phones, and providing each employee with their own station.

Specific IP Desk Phones made for VoIP exist, and can even be had for under $150. Some phones have even expanded beyond basic calling functionality, like Mitel's Smartphone integrated devices. However, your organization can still utilize existing analogue phones if that is what you have on hand. ATA adapters can be used to convert standard analog phones into VoIP compatible devices, enabling your organization to reuse existing hardware and further cut costs. See the latest Mitel reviews to hear what other users are saying about these systems.

Shopping for a Solution

Now when it comes to transition to VoIP, the most difficult aspect of the entire process will be choosing the right provider for your organization. Fortunately, a large number of options exist, and depending on the specific requirements of your organization you will find some providers a better fit than others.

Thankfully, we have an extensive list and comparison of different VoIP providers throughout our website. You can check our simple Business VoIP break down, and when you want to narrow down even further specifics, you could check out our head to head series in which we dig deep compare two providers closely. Be careful of settling on the first provider you come across, and be prepared to do your homework. Individual user reviews are one of the best ways to understand the capability and reliability of a solution, and we have a collected database on each individual provider throughout our website.

Modern day VoIP solutions are a bit of a far cry from the original platforms that have arrived on the scene early. More and more VoIP providers keep popping up every day, creating a healthy market full of competition, encouraging even further platform advancement. In fact, VoIP is far more accessible than it was just a few short years ago. Modern internet connections are far more capable of providing the necessary bandwidth to ensure VoIP calls are crystal clear with minimal interruptions.

Now, this is not to say that landlines are completely obsolete just yet. Landlines can still provide some of the best reliability and crystal-clear quality we have come to expect in our phone calls. The systems are reliable and so far, have stood the test of time. However, when we compare these two platforms side by side, many can begin to understand why Business VoIP has heavily launched into the mainstream.

Depending on the specific needs of your organization, there are a load of options to choose from when it comes to Business VoIP, and very little reason to spend the extra cash on a landline.