什麼是 HRIS（人力資源資訊系統）？

如果您曾經想知道什麼是 HRIS ，那麼您來對地方了。

HRIS（人力資源資訊系統）對於管理現代人力資源部門至關重要。

它是一款軟體解決方案，旨在簡化人力資源流程、減少文書工作並改善日常營運。

根據我的經驗，實施 HRIS 的企業通常會看到生產力的提升、工作流程的順暢以及決策的發展變得更好。

人力資源團隊可以將注意力從耗時的任務轉移到更具策略性的措施。對它的工作原理以及為什麼它能夠改變遊戲規則感興趣嗎？

讓我們更深入地了解 HRIS、其類型以及它如何改變您的組織。

什麼是 HRIS（人力資源資訊系統）？

人力資源資訊系統 (HRIS) 是幫助企業集中化和自動化人力資源流程的軟體。

它可以處理從員工資料到薪資、合規性、招聘等的所有事務，從而減少了對手動人力資源任務的需求。

無論您是小型企業還是大型企業，HRIS 都可以幫助您簡化營運並提高效率。

HRIS 是一個綜合資料庫，其中包含重要的員工信息，可促進人力資源任務，並確保授權人員始終可以存取資料。

這種集中式人力資源管理方法可實現更有組織、結構化和數據驅動的環境。

大多數 HRIS 系統都可以進行客製化，以滿足企業的特定需求，提供從基本記錄保存到高級分析的功能。

有了 HRIS，透過電子表格和無休止的文書工作來管理人力資源的日子早已一去不復返了。

該系統使公司能夠自動執行重複性任務並最大限度地減少人為錯誤，從而提高日常營運的準確性和效率。

HRIS 的主要特點

HRIS 包含簡化人力資源管理並使其更有效率、更有組織性的功能。以下是 HRIS 解決方案中常見的一些核心功能：

• 員工資料管理：HRIS 將所有與員工相關的資訊（例如個人詳細資料、工作歷史、績效評估等）儲存在一個中心位置。這使得存取和更新員工記錄變得無縫且有效率。
• 薪資整合： HRIS 軟體通常包括薪資管理功能，可自動計算薪資、減稅、獎金和其他形式的薪資。這確保了員工準確按時獲得工資，降低了工資錯誤的風險。
• 合規追蹤：遵守勞動法律法規可能會讓人難以承受。 HRIS 軟體透過追蹤法規變更並確保正確記錄和儲存所有必需的資料來幫助企業保持合規性。
• 招募和入職： HRIS 系統還允許人力資源團隊有效地發布職缺、追蹤申請人、安排面試和新員工入職，從而簡化招募流程。這確保了新員工的順利過渡，並使人力資源團隊能夠在系統內從頭到尾管理招募流程。
• 績效管理： HRIS 解決方案通常包括監控和管理員工績效的工具。這些工具允許人力資源部門在一個系統中設定目標、追蹤進度並提供績效評估。
• 福利管理： HRIS 的另一個功能是管理員工福利，如健康保險、退休計畫和帶薪休假。該系統確保福利得到正確管理，並且員工可以存取其福利資訊。
• 員工自助服務：許多 HRIS 系統提供員工自助服務門戶，讓員工可以存取和更新個人資訊、查看薪資單、請求休假以及查看福利選項，而無需透過 HR。

使用 HRIS 的好處

在您的公司中使用 HRIS 有幾個優點。這些包括：

• 提高效率：自動化重複任務和集中資料儲存可以為人力資源團隊騰出時間來專注於更具策略性的措施。效率的提高可以節省成本並更好地分配資源。
• 提高資料準確性：手動管理人力資源資訊時，總是存在出錯的風險，例如員工記錄中的拼字錯誤或薪資計算錯誤。 HRIS 透過自動化資料輸入和計算來最大限度地減少這些錯誤，確保更高的準確性。
• 更好的決策：數據分析功能使人力資源團隊能夠根據員工指標和趨勢產生報告和見解。這些報告可以為有關勞動力規劃、員工敬業度和保留策略的決策提供資訊。
• 增強的員工體驗：透過自助服務入口網站和簡化的人力資源流程，員工可以更輕鬆地存取所需資訊、提交請求和管理資料。這可以帶來更好的整體員工體驗，並減輕人力資源人員手動管理這些請求的負擔。
• 可擴充性：無論您有 10 名員工還是 10,000 名員工，HRIS 解決方案都具有可擴展性，可以隨著您的業務一起發展。它們可以靈活地添加新功能並適應公司不斷變化的需求。
• 降低合規風險： HRIS 系統透過自動報告並確保所有必要的文件都是最新的，幫助公司遵守不斷變化的勞動法律和法規。

人力資源資訊系統的類型

HRIS 系統的範圍和功能差異很大。

根據您公司的規模和特定需求，您可以選擇不同類型的 HRIS 系統。

下面，我們將分解 HRIS 的三個主要類別：

1. 營運人力資源資訊系統

營運 HRIS 系統旨在處理管理任務，例如：

• 員工記錄保存
• 考勤追蹤
• 考勤監控
• 福利管理

營運 HRIS 系統專注於維持人力資源部門順利運作的日常流程。

它們對於維護最新的員工資訊並確保公司的基本人力資源職能高效運作至關重要。

2. 戰術人力資源資訊系統

戰術 HRIS 系統旨在管理招募、績效管理和員工發展。它們包括用於以下用途的工具：

• 招募和追蹤申請人
• 管理培訓計劃
• 進行績效評估
• 繼任計劃

這些系統幫助人力資源團隊規劃和提升員工績效。

對於想要建立強大的人才管道並透過持續培訓和評估來發展員工隊伍的公司來說，戰術 HRIS 系統非常寶貴。

3. 策略性人力資源資訊系統

策略 HRIS 系統專注於長期人力資源規劃，例如勞動力分析和人才管理。功能通常包括：

• 繼任計劃
• 員工保留策略
• 領導力發展計劃
• 勞動力分析

策略性 HRIS 解決方案有利於希望將人力資源目標與長期業務策略保持一致的公司。

這些系統允許企業透過分析趨勢和規劃未來的人才需求來主動管理其勞動力。

HRIS類型比較表

為了幫助您了解這些不同類型的 HRIS 的比較，以下是它們的功能和重點領域的細分：

HRIS 如何改變您的人力資源部門

實施 HRIS 可以大幅改變人力資源部門的運作方式。

從減少手工文書工作到做出數據驅動的決策，HRIS 可以提供以下好處：

• 自動化流程：人力資源部門經常陷入手動重複性任務的泥淖。 HRIS 將這些流程自動化，為人力資源專業人員騰出寶貴的時間來專注於策略計畫。
• 集中式資料：HRIS 可讓您將所有與員工相關的資料儲存在一個集中式系統中，而不是管理多個電子表格中的資訊。這使得在需要時更容易存取資訊並確保資料始終是最新的。
• 提高合規性： HRIS 追蹤關鍵的監管要求並確保您的企業遵守勞動法。這有助於避免代價高昂的處罰和法律問題。
• 提高員工敬業度：透過存取自助服務門戶，員工可以更好地控制自己的訊息，從而提高工作場所的滿意度和敬業度。
• 數據驅動的決策： HRIS 系統提供強大的報告和分析功能，使人力資源團隊能夠追蹤關鍵績效指標並做出數據驅動的決策。這有助於提高員工留任率、優化勞動力規劃並提高整體業務績效。

現實範例：HRIS 如何改變我們的人力資源流程

從個人經驗來看，我已經看到實施 HRIS 如何改變公司的人力資源流程。

在之前的一家公司，我們在保持員工記錄最新和準確管理薪資方面遇到了困難。

計算錯誤很常見，合規性追蹤也很令人頭痛。

實施 HRIS 後，我們立即看到了改進。薪資單實現了自動化，減少了錯誤並確保及時付款。

員工記錄是集中的，使管理人員可以輕鬆存取資訊。

由於系統會自動向我們通報監管變化，因此合規性追蹤不再是問題。

人力資源團隊變得更有效率，員工對他們的體驗更加滿意。

在您的企業中實施 HRIS 的步驟

如果您正在考慮為您的企業採用 HRIS，請按照以下步驟開始：

1. 確定您的需求：確定您想要自動化或改進哪些人力資源流程。這可能是薪資、員工資料管理或招募。
2. 選擇合適的 HRIS：研究不同的 HRIS 系統並選擇滿足您的業務需求和預算的系統。
3. 準備您的數據：收集您目前的所有人力資源數據，包括員工記錄、薪資資訊和合規文件。
4. 培訓您的團隊：確保您的人力資源團隊和員工接受過有效使用 HRIS 系統的培訓。
5. 啟動和監控：實施後，監控系統的效能並根據需要進行調整，以確保其滿足您的目標。

結論

如果您一直想知道什麼是 HRIS以及它如何使您的企業受益，現在您知道它對簡化 HR 流程和提高整體效率的影響。

根據我的經驗，使用 HRIS 徹底改變了我們處理從薪資到員工發展等一切事務的方式。

這是任何人力資源部門都不應缺少的工具，尤其是在企業不斷發展和發展的情況下。

常見問題解答

HRIS 是什麼意思？

HRIS 代表人力資源資訊系統。它是一個軟體平台，可幫助公司管理、組織和簡化其人力資源相關職能。

傳統上，人力資源部門陷入手工文書工作、電子表格和孤立流程的泥潭，這使得管理員工資訊變得繁瑣且容易出錯。

然而，隨著 HRIS 的出現，所有這些功能都可以數位化處理，使流程更加高效和可靠。

HRIS 系統將所有關鍵員工資訊儲存在一個集中平台中，確保資料易於存取且保持最新。

這些平台可以管理各種人力資源任務，從員工入職和績效評估到福利管理和合規性追蹤。

透過自動化許多重複性任務，HRIS 使人力資源專業人員能夠專注於更具策略性、以人為本的計劃，例如員工敬業度和留任率。

該系統還透過自動追蹤和報告確保遵守當地和國家勞動法，從而最大限度地減少人為錯誤和潛在法律問題的風險。

HRIS 對於支援人力資源部門至關重要，為他們提供更有效和有效率地履行職責所需的工具。

HRIS 的三種類型是什麼？

HRIS 系統可根據其功能和重點領域大致分為三種類型：

營運人力資源資訊系統

營運 HRIS 系統專注於維持公司平穩運作的日常營運和管理任務。

這些系統主要用於記錄和追蹤員工資料、出勤、工資和福利管理。

營運型 HRIS 旨在實現基本人力資源流程的自動化，以減輕人力資源人員的管理負擔。

範例功能：員工記錄保存、時間和出勤追蹤、福利管理。

使用案例：可操作的 HRIS 可能用於大型組織，其中人力資源團隊需要管理數百名員工並確保遵守勞動法規。

戰術人力資源資訊系統

戰術 HRIS 系統旨在協助人力資源團隊進行員工招募、績效管理和發展流程。

這些系統有利於那些希望透過結構化績效評估、培訓計劃和繼任計劃來提高員工敬業度和發展人才庫的公司。

範例功能：招募和申請人追蹤、績效評估、繼任計畫和員工培訓計畫。

使用案例：專注於員工成長和發展的公司可以實施戰術 HRIS 來追蹤員工績效並創造晉昇機會。

策略人力資源資訊系統

策略 HRIS 系統支援長期人力資源規劃和決策。

他們提供先進的分析和報告工具，幫助人力資源團隊根據公司的策略目標調整員工團隊。

這些系統使組織能夠預測未來的人力資源需求、繼任計畫並實施推動業務成功的人才管理策略。

範例功能：勞動力分析、人才管理、領導力發展和繼任計畫。

案例：跨國公司可以使用策略性 HRIS 來預測勞動力需求、識別高潛力員工並規劃領導力發展計劃，以確保長期成功。

每種 HRIS 類型都涉及人力資源管理的不同方面，讓企業可以選擇最適合其特定需求和目標的解決方案。

ADP 是 HRIS 系統嗎？

是的，ADP（自動資料處理）是一個 HRIS 系統。它是世界上最知名、最廣泛使用的人力資源軟體平台之一。

ADP 提供全面的服務，涵蓋各種人力資源職能，包括薪資、福利管理、時間和出席追蹤、招募和合規管理。

ADP 的 HRIS 系統具有高度可自訂性，適合各種規模的企業，從小型新創公司到大型企業。

它還與其他業務系統集成，例如會計軟體，從而實現跨部門的無縫數據共享並提高準確性。

ADP 基於雲端的解決方案確保可以從任何地方存取員工數據，這對於擁有遠端或分散式團隊的公司有利。

該系統旨在與您的業務一起發展，提供可適應您不斷變化的人力資源需求的可擴展解決方案。

ADP 的關鍵功能包括：

• 薪資處理：自動化薪資計算並確保遵守稅務法規。
• 時間和出勤追蹤：幫助監控員工的工作時間並管理日程安排。
• 福利管理：允許員工參加福利計畫並管理福利產品。
• 合規管理：追蹤法規變更並確保您的公司遵守勞動法。

總體而言，ADP 是一種 HRIS，可以簡化許多人力資源流程，使其成為許多企業的首選解決方案。

HRIS 與薪資相同嗎？

雖然 HRIS 和薪資系統經常重疊，但它們並不相同。

HRIS 是一個更廣泛的系統，包含各種人力資源職能。同時，薪資單是人力資源的一個特定組成部分，僅處理計算和分配員工薪資和薪水。

HRIS 系統管理廣泛的人力資源職能，例如：

• 員工資料管理：儲存和管理員工記錄，例如聯絡資訊、工作歷史和績效評估。
• 招募與入職：管理招募流程，從發布職缺到新進員工入職。
• 合規追蹤：確保公司遵守勞動法律法規。

另一方面，薪資系統特別關注：

• 薪資計算：根據工作時間、加班費、獎金和扣除額自動計算員工薪資。
• 預扣稅：確保從員工薪資中預扣正確的稅金。
• 直接存款：透過直接存款將員工薪資分配到他們的銀行帳戶。

雖然某些 HRIS 系統包含薪資功能，但並非所有薪資系統都包含 HRIS 功能。

例如，公司可能會使用專門的薪資提供者以及專注於招募和績效管理的 HRIS。

許多現代 HRIS 系統整合了薪資模組，提供涵蓋人力資源管理和薪資處理的一體化解決方案，可以簡化工作流程並減少冗餘。

HRIS 是一個涵蓋多種人力資源職能的綜合工具，包括薪資，而薪資系統則專注於員工薪資。