什麼是ERP？ 企業資源計劃解釋

由於雲交付業務解決方案的日益普及，即使是最小的組織也可以訪問以前僅由最大的企業公司提供的昂貴且壓倒性的解決方案。 雲計算已將這些昂貴、功能強大的解決方案從需要現場硬件和管理的龐大解決方案轉變為輕量級、易於使用且價格合理的業務工具。

與商業 VoIP 和其他解決方案一起，向軟件即服務模型過渡的最重要工具可能是企業資源規劃應用程序。 過去，與雲甚至混合部署相比，ERP 解決方案成本高昂且大多是內部部署，並且需要 IT 團隊來管理這一切。 但是，雲現在使 ERP 成為即使是最小的企業也能負擔得起的解決方案，使各種規模的團隊都能利用 ERP 工具提供的洞察力，徹底改變企業的運營方式。

但是什麼是 ERP，您的企業真的需要另一個雲訂閱服務嗎？ 我們將仔細研究 ERP 解決方案的確切組成、它帶來的好處以及您的企業在深入了解之前需要了解的一切。

什麼是ERP？

雖然名稱本身聽起來有點不言自明，企業資源規劃，但它肯定不能說明 ERP 的全部故事。 為了擺脫基礎：企業資源規劃解決方案將經營業務所需的每一個方面結合到一個單一的集中式數據庫中。 這樣，您的企業就可以處理構成您的業務流程的每一條信息。

但是，要真正了解什麼是 ERP 解決方案，它是如何工作的，以及它將如何使您的業務受益，我們首先需要熟悉經營業務時所涉及的不同方面：

• 金融
• 訂單處理
• 銷售和營銷
• 人力資源
• 製造業
• 供應鏈管理
• 客戶關係管理
• 商業智能

您的企業需要跟踪的每條信息都將由 ERP 解決方案覆蓋 如果您的企業直接向客戶銷售產品，那麼擁有一個工具來跟踪每個銷售的所有相關信息是很重要的，一個跟踪工具您產品的製造過程，跟踪營銷工作的工具，訂單處理，基本上我上面已經列出的所有內容。

但是，與其嘗試將不同的解決方案捆綁在一起，例如一個用於 CRM 的應用程序和另一個用於跟踪營銷工作的應用程序，您的企業可以利用企業資源管理工具將所有這些方面結合到一個單一的、集成的、無縫的平台中。

ERP 解決方案的關鍵原則

企業資源規劃解決方案當然會以多種方式發揮作用，具體取決於您的企業選擇的特定提供商和解決方案。 但是，有一些基本原則適用於市場上幾乎所有的 ERP 解決方案。

1. 單一的集中式數據庫

總體而言，ERP 解決方案的一個主要總體原則是將數據收集到一個集中式數據庫中。 無論您的 ERP 工具正在跟踪什麼，它都會始終將信息存儲到這個集中的數據庫中，您企業內的許多不同團隊通常都可以訪問該數據庫。

這個想法是，您需要的所有信息都觸手可及，您的企業現在可以開發利用這種新的深入洞察力的新戰略。 由於所有部門都使用同一個中央數據庫，您可以確保所有部門和領域的信息保持一致——銷售和營銷使用的數據庫將與財務部門使用的數據庫完全相同。

2. 使用模塊進行自定義

除了集中式數據庫之外，您的企業在如何設置 ERP 解決方案方面獲得了極大的靈活性。 請看，ERP 應用程序使用不同的“模塊”，使您的企業可以定制解決方案以滿足他們的直接需求。

一個模塊將涵蓋業務的一個特定方面，例如您的業務財務或銷售和營銷工作。 根據您的業務，可以包含不同的模塊來構建完美的解決方案。 模塊通常作為單獨的選項出售，甚至作為特定行業的包裝出售。

3. 滿足您需求的靈活性

回到我的銷售示例，如果您的企業正在向客戶銷售產品，那麼您的 ERP 模塊將包括銷售、營銷、製造、供應鏈管理和客戶關係管理。 但是，如果您的企業屬於維修行業，則需要幫助台票務、訂單處理等模塊，而不需要太多的銷售或供應鏈管理。

這為您的企業提供了靈活調整解決方案以滿足您的獨特需求的靈活性，使您的企業能夠隨著事情的進一步發展而即時做出改變。 由於這些解決方案屬於 SaaS 保護傘，（不要與 UcaaS 或 CpaaS 混淆）您可以期待輕量級應用程序、移動性、靈活性、集成和免維護環境。 將此與模塊的靈活性相結合，您的企業可以快速輕鬆地將重點轉移到移動上。

要尋找的模塊

因此，作為 ERP 解決方案的核心焦點，了解這些工具最常包含的不同模塊以及它們跟踪和顯示的信息類型非常重要。 有時模塊會單獨銷售，有時您可能會發現它們是打包的，就像銷售和營銷可能會結合在一起。

根據您選擇的提供商，您的里程會有所不同。 但是，我們想仔細研究 ERP 工具中包含的一些最常見的模塊，並確定它們將跟踪和提供的信息類型。

• 財務和會計

相當不言自明，會計模塊將幫助您的企業管理其所有財務和交易。 這些模塊通常具有業務的應收賬款、應付賬款、工資單和總賬。 這有助於您業務的所有部門更深入地了解業務的財務方面，從而在支出或儲蓄方面做出更有根據的決策。

• 訂單處理

對於處理訂單的企業，ERP 解決方案將幫助團隊更深入地了解整個訂單履行流程。 該模塊通常會跟踪訂單輸入、信用檢查、定價、庫存、運輸、銷售分析和相關報告。 跟踪整個過程並識別可以改進的地方。

• 銷售和營銷

如果您的企業直接向客戶銷售產品，那麼跟踪銷售和營銷工作的模塊可能非常龐大。 跟踪整個過程，包括客戶查詢、現有報價以及不同的訂單、發票、電子郵件活動、電話活動或您的企業與客戶聯繫的任何其他方式。 不要與 CRM 模塊混淆，但兩者結合使用。

• 人力資源

任何擁有人力資源部門的企業都會從其 ERP 解決方案中的 HR 模塊中受益匪淺。 該模塊將幫助您的企業跟踪與招聘、入職、工資、福利、退休、多元化管理、遣散費以及個人員工歷史、技能和能力以及薪水相關的任何事情。

• 製造業

當然，對於任何涉及產品或商品製造的企業，都必須密切關注整個過程。 借助製造模塊，ERP 解決方案可以跟踪和監控產品開發的每個步驟，包括工作訂單、調度、產能、質量控制、材料以及管理整個工作流程。

• 供應鏈管理

與製造模塊類似，ERP 解決方案可以跟踪和管理供應鏈的每個方面。 這些模塊分為不同的子流程，將跟踪客戶存在、訂單輸入和履行、訂單分配、客戶支付和發票，以及現金申請、扣款、收款，甚至產品配置和倉儲。

• 客戶關係管理

雖然存在獨立的 CRM 解決方案，但絕大多數 ERP 解決方案將包括一個客戶關係管理門戶，以將您業務的各個方面無縫集成到一個屋簷下。 這些模塊將主要側重於銷售、營銷和客戶服務。 好處是與您的 ERP 解決方案的其他方面（如製造和供應鏈）直接集成，以真正了解流程的每一步並提供最佳支持。 您可以查看我們的 CRM 博客，詳細了解 CRM 和 ERP 解決方案之間的關係。

• 項目管理

通過集成到您的 ERP 解決方案中的項目管理模塊，了解如何在您的業務中最好地利用不同的團隊和專業。 項目管理工具將使您的企業能夠最好地識別有能力處理特定問題或項目的團隊和部門，並在此過程中跟踪進度，以確保一切順利進行。 同樣，利用其他 ERP 信息做出更有根據的決策。

尋找的特性和能力

就像任何其他雲應用程序一樣，並非每一個 ERP 解決方案都能平等地製作。 雖然如果不與銷售代表交談可能很難獲得信息，但您的企業在購買 ERP 解決方案時通常需要注意許多功能。

當然，除了模塊之外，這些功能可以幫助解決方案更好地滿足您的業務特定需求，並且在深入了解每個解決方案提供和提供的模塊之前值得考慮。

• 移動性和遠程訪問

移動性是現代云計算時代的絕對關鍵。 員工和團隊始終在移動，我們現在擁有始終隨身攜帶的設備、手機和平板電腦，使用戶即使不在辦公室也可以訪問他們的業務工具和解決方案。

ERP 解決方案也是如此——即使他們不在辦公室，您的員工也應該能夠訪問該解決方案提供的有價值的信息。 無論是通過移動和智能手機應用程序，還是通過筆記本電腦或其他計算機進行遠程訪問，尋找能夠讓您的企業即使在旅途中也能隨時了解最新信息的 ERP 解決方案非常重要。

• 第三方集成

就像移動性一樣，第三方集成已迅速成為雲交付服務的標準。 由 API 提供支持的集成使我們能夠連接原本獨立的解決方案和工具，使團隊能夠通過連接以前孤立的數據庫和信息來獲得更多洞察力。 集成有助於填補空白，因為 ERP 解決方案都是關於在一個屋簷下組合信息。

將其他工具集成到您的 ERP 中的能力只會增強這些工具的功能。 集成還幫助我們節省時間，無需從一個窗口切換到另一個窗口來查找正確的信息，所有信息都將直接位於同一個 ERP 數據庫中。

• 安全

由於 ERP 解決方案最初是為需要處理大量數據和信息的大型企業業務而設計的，因此這些解決方案自然是在構建時考慮到了最高的安全性。 ERP 解決方案可以為您的企業提供以前從未獲得過的洞察力，但如果該數據庫被破解，則可能意味著您的企業面臨厄運。

始終確保任何云解決方案（更不用說 ERP 系統）都具有最佳的安全性和加密以及 HIPAA 合規性，以確保您的信息受到保護。

• 定制

由於 ERP 系統的運行方式，ERP 解決方案幾乎可以保證的好處是可以實現純粹的定制。 通過挑選不同的模塊，您的企業能夠定制他們的平台以最好地滿足他們的需求。 如果您的企業不製造任何商品，那麼為什麼還要使用製造模塊呢？

但更進一步，一些 ERP 解決方案甚至允許您的企業自定義具有特定特性和功能的模塊，以多種不同方式跟踪和記錄信息，用戶有時甚至可以自定義工作流程並利用自動化來簡化他們的工作。 定制越多，您的企業對其數據的影響就越大。

• 報告和儀表板

當然，ERP 解決方案旨在將您的數據顯示在一個集中位置，因此這些平台自然會提供報告和儀表板。 然而，這並不一定說明了整個故事。 一些 ERP 解決方案超越了標準的 PDF 導出和 Excel 電子表格來表示數據，而是使用高級報告工具，通常包括圖表和圖形等視覺輔助工具。

一些解決方案可以根據地理區域和位置生成財務報表和報告。 您希望尋找能夠在不同級別（包括業務範圍、部門範圍或特定員工）提供深入洞察的儀表板。

• 社交能力

在這一點上，社交媒體幾乎是我們生活的主要內容，我們中的大多數人經常在至少一個或多個社交媒體平台上。 這對企業來說也不例外。 客戶和客戶正在向社交媒體渠道尋求幫助，品牌不僅應該利用社交媒體獲得支持，還應該利用社交媒體進行營銷。

ERP 解決方案中的社交功能將使您的企業能夠數據庫並跟踪它可能與客戶和客戶進行的任何社交互動——這可能是在營銷或 CRM 方面。更進一步，ERP 解決方案可能能夠跟踪客戶參與度（包括點贊、分享和朋友網絡）、在線品牌提及以及與公眾的幾乎所有社交互動等指標。

ERP 解決方案的好處

如果您現在還沒有弄清楚，那麼 ERP 解決方案將為您的業務帶來的好處有很多。 通過一個集中位置來存儲和跟踪您的業務的大量數據，您的整個團隊可以更深入地了解整個業務。

您的 ERP 收集的信息可以幫助您的企業更有效地管理部門，了解和跟踪整個製造過程，識別客戶服務部門可能出現的故障，或者了解如何更好地優化不同的工作流程和流程。 但是，這還不是全部。 簡而言之，這些是 ERP 解決方案可以為您的業務提供的一些最大好處。

• 通過生成的報告中的公司範圍內的實時信息，極大地提高了業務洞察力和理解力。 從客戶參與您的業務到產品從您的倉庫發貨的那一刻，涵蓋您公司的每一個方面。 與預測分析類似，ERP 解決方案可幫助您的企業深入了解不同的業務流程、支出和預算等，所有這些都位於一個應用程序中。
• 通過這種深入的公司範圍內的洞察力降低您的業務運營成本。 識別和識別您的業務的不同方面，這些方面可以改進、精簡或簡單地改變，以更好地實現利潤最大化和降低成本。 總體而言，通過流程每個步驟的高級知識，深入了解在何處以及如何改進您的業務。 一個單一的數據庫還降低了對多個解決方案進行額外培訓和入職培訓的需求。
• 促進部門內部和部門之間的協作。 有了 ERP 解決方案，團隊和部門可以與集成的數據位置一起工作。 ERP 解決方案不是讓團隊和部門獨立運作，而是通過消除團隊之間的這些界限來實現協作，使他們能夠交叉引用並一起協作。
• 不僅通過所有相關信息的集中位置，而且通過 SaaS 解決方案通常提供的簡單性和易用性來提高業務效率和生產力。 單台機器不再需要單獨的許可證，您的企業不再需要 IT 部門來維護和設置解決方案，所有部門的無縫用戶體驗確保了易用性和所需的培訓更少。
• 使用 ERP 解決方案降低業務風險並提高安全性。 將所有數據鎖在一扇門後，ERP 解決方案可以幫助確保一切安全可靠，因為它們通常配備防火牆、限制控制、合規控制和其他監管流程標準。 大多數 ERP 解決方案還將提供可由管理員管理的用戶權限，以幫助避免不必要的視線遠離某些數據集或模塊。 總體而言，ERP 解決方案將被嚴格鎖定和安全，並使用確保只有授權用戶才能訪問最敏感數據的工具。
• 使您的企業能夠做出準確的預測和未來的預測。 ERP 解決方案收集的信息的絕對數量和深度將使您的企業能夠制定新的戰略、準確的預測和未來的預測。 通過深入了解您的業務的各個方面和流程，您可以更深入地了解未來的發展方向，從而做出決策。

缺點和陷阱

總體而言，利用 ERP 系統使您的組織能夠全面掌握跟踪和管理業務的幾乎每個方面所需的所有信息和數據。 這些解決方案的強大功能並非理所當然，許多企業和小型企業依賴並利用 ERP 解決方案是有原因的。

然而，這並不是說 ERP 系統沒有自身的缺陷。 就像任何云解決方案一樣，也很容易犯錯誤。 單獨收集的大量信息很容易讓較小的團隊不知所措，更不用說這些解決方案的成本可能有多高，以及入職過程需要多長時間。 值得慶幸的是，雲交付的解決方案有助於減少這些痛點，但它們在一定程度上仍然存在。

1. 定制要么在某些場景中受到限制，例如模塊中缺少功能，要么甚至缺少特定業務流程的特定模塊——這將使解決方案難以彎曲以最適合您的業務需求。 另一方面，過多的定制化也可能是一個劣勢，較小的團隊會被大量可用的選項和模塊所淹沒。 如果沒有對定制的深入了解，您的企業將無法很好地掌握解決方案及其可以提供的信息，從而導致更多的頭痛和問題。
2. 成本可能是限制 ERP 可訪問性的主要因素。 儘管有可用的雲交付解決方案，並且解決方案通常可以根據您的業務需求和預算進行定制，但現實情況是 ERP 解決方案可能很昂貴，解決方案的起價為幾千美元，每年計費。 如果您的團隊規模較小或範圍有限，那麼投資可能並不完全值得。
3. 即使使用雲交付的解決方案，部署和入職也可能需要很長時間。 您的企業完全集成 ERP 解決方案、培訓員工、加入每個部門和流程以及員工熟悉解決方案所需的時間很容易超過所需的收益和初始投資。 時間就是金錢，有時花在新解決方案上的時間不值得。
4. 希望保持大部分獨立的獨立團隊和部門總體上會降低企業 ERP 解決方案的有效性。 如果團隊不願共享信息並利用 ERP 解決方案來跟踪和管理他們的業務流程，那麼業務的整體系統就會出現漏洞，從而導致更多潛在問題。 您的部門必須要使用 ERP 解決方案才能真正發揮作用。
5. 如果您的企業的 ERP 解決方案未得到適當保護，則可能會發生潛在的安全噩夢。 您的所有業務信息和管理都集中在一個屋簷下，這增加了很多便利，但如果系統受到攻擊，也可能導致大規模漏洞。 如果您的解決方案沒有與最新的補丁和更新保持同步，配置和保護不當，或者用戶權限設置不正確，那麼您的 ERP 解決方案可以成為您企業關鍵信息的門戶。 哎呀，即使是 VoIP 服務也可能受到攻擊，因此您的企業必須保持一切，尤其是 ERP 的最新狀態。

底線

ERP 解決方案以前僅限於最大的企業業務，現在由於雲交付服務的優勢，即使是最小的 SMB 團隊也變得更容易訪問和負擔得起。 作為 SaaS 解決方案，ERP 應用程序變得更加靈活和易於採用，同時帶來了移動性和靈活性的新優勢。

歸根結底，只要您的企業花費適當的時間來學習系統，使用 ERP 系統的好處可以大大超過建立解決方案所需的初始成本和時間。 ERP 解決方案只是提供對每條信息的深入了解，並管理您業務的每個流程的每一點，使您的團隊能夠在必要時進行優化。