虛擬 PBX 初學者指南

商務電話系統不必像您想像的那樣昂貴。 它也不必像看起來那樣難以訪問。 有大量選項可供選擇，但您希望充分利用您的虛擬或託管 PBX 系統。

它們比本地 PBX 電話系統更便宜，更易於運行，並且它們會自動完成您通常需要 IT 團隊才能完成的工作。 為了確保您了解它們的工作原理，我們將本指南放在一起。

什麼是網絡電話？

VoIP（互聯網協議語音）技術用於使互聯網上的業務通信成為可能。 VoIP，也稱為互聯網電話，將語音振動轉換為壓縮數字信號，然後轉換為數據包。 簡而言之，您正在使用互聯網撥打和接聽入站電話、視頻電話和短信。 我們可以繼續討論 VoIP，但這需要整篇文章——有關更多信息，請查看我們的 VoIP 詞彙表！

什麼是託管 PBX？

託管 PBX 是一個功能強大的電話系統，它利用互聯網連接而不是標準電話服務。 標準 IP PBX 用於將呼叫從互聯網 (IP) 轉移到公共交換電話網絡 (PSTN)。 虛擬專用小交換機可以被認為是更具成本效益的版本； 由於不涉及任何硬件，因此它都是虛擬的並由服務提供商託管。

為什麼很難找到有關託管 PBX 的信息？

如果您是新企業主，這可能是您第一次聽說 Virtual PBX。 如果您已經玩了一段時間並且需要削減成本或對更用戶友好的系統感興趣，這將為您提供足夠的信息，以便根據最適合您的公司的方式做出決定。

您可能已經註意到，在經過大量 Google 搜索之後，公司更感興趣的是銷售他們的產品並突出他們的標誌性功能，而不是提供虛擬 PBX 系統如何工作的一般概述。

讓我們分解您需要了解的有關虛擬 PBX 系統的信息、它們為何重要、主要功能和信譽良好的服務提供商。

注意：在進行研究時，您會遇到虛擬 PBX 系統的許多不同名稱。 不要讓它混淆你。 您會看到諸如“Cloud PBX”和“Hosted PBX”之類的術語。 三個人都在說同一件事！

虛擬 PBX 與本地 PBX

您經常會發現我們說的是，沒有一成不變的全方位系統可以隨心所欲，您需要選擇最適合您業務的系統。 為了描繪出盡可能清晰的畫面，我們將分解虛擬和本地 PBX 系統的優缺點。

如您所見，本地 PBX 解決方案迎合了能夠負擔得起硬件和 IT 人員的大型組織。 但是對於一個小團隊來說，虛擬 PBX 提供大致相同的功能，而成本只是其中的一小部分。 如果您仍然不確定，或者您想更深入地分析哪種 PBX 系統最適合您，這裡深入了解本地 PBX 與託管 VoIP。

虛擬 PBX 系統的好處

現在讓我們更深入地了解虛擬 PBX 電話系統的優點。 所有這些最終都歸結為削減成本。 但是，有一些非常有趣的集成、自動化和定制功能使虛擬 PBX 系統值得投資。

• 虛擬 PBX 為您完成所有工作，使任何規模的企業都可以輕鬆地以專業的感覺進行操作，即使是最大的參與者。
• 虛擬 PBX 允許即使是最不具備技術素養的業務經理也可以定制他們的電話系統。
• 企業可以通過智能手機上的應用程序或在線管理門戶輕鬆打開和關閉任何 PBX 功能。
• 低月費有助於通過消除對硬件成本、辦公室佈線和 IT 團隊的大量投資的需要，顯著降低成本。
• 由於虛擬電話系統不需要昂貴的硬件安裝過程來添加新的電話線路，因此企業可以快速輕鬆地更新平台。

自動化工具和功能

在這裡，您會發現虛擬 PBX 系統提供的眾多功能中的一部分。 是的，它們都很重要，是的，您在選擇供應商時要考慮什麼對您的公司最有意義。

語音信箱到電子郵件功能

如果您是那種經常出差的老闆，您需要一個系統，讓您可以選擇將語音郵件自動發送到您的手機或其他移動設備。 為什麼？ 如果您正在與某人開會，並且您正在等待一個重要的電話，您可以謹慎地查看您的消息而不會打擾任何人。

電話菜單

您希望您的客戶/客戶不要害怕給您打電話，以為他們會被擱置或不斷被引導到錯誤的部門。 通過簡單的菜單，您可以將呼叫的任何人引導到他們需要的地方。

自動話務員

如果周圍沒有人接電話怎麼辦？ 您希望您的客戶/客戶等待嗎？ 您知道，當您拿起電話時，您只會聽到關於等待時間的抱怨。

自動接線員可以將客戶/客戶引導至答錄機或向他們提供必要的信息，以便他們自己回電或解決特定問題。

呼叫隊列、轉發、錄音

呼叫隊列允許用戶在您忙於其他人時保持在線，而不是讓他們掛斷並回撥，可能會忘記他們首先打過電話。 呼叫轉移允許您將客戶/客戶定向到另一個電話號碼，因此如果您不在辦公室，您可以保持持續聯繫。

通話錄音是不言自明的。 它允許您記錄通話並將其存儲為數字文件。 將此與 CRM 軟件相結合，您可能會創建更發達的客戶/客戶數據庫。

會議橋接

電話會議橋接電話讓一大群人參與電話通話。 傳統電話服務在任何給定時間最多允許三個人在線。 與傳統的 PBX 不同，這些電話可以同時容納數百人。

對於大型企業來說，這是一種更實用的會議選擇，但對於我們大多數人來說，一次能夠與兩個以上的人交談無疑是一種奢侈。

如何選擇提供商

關於哪個提供商最好，有很多意見。 我以前說過，我會再說一遍：你必須知道什麼對你的企業來說是正確的，才能充分利用你的虛擬 PBX 系統。 以下是在探索您的選擇時要尋找的一些一般標準：

涉及的成本

成本通常很便宜，因為電話系統使用的網絡已經到位。 與預置型 PBX 系統相比，您可以期待更小的初始費用，然後是額外的月費。

附加組件自然會提高價格，但與僱用 IT 團隊和硬件成本相比，您可以期待一些節省。 即使您是一家成熟的大企業，並且需要重新佈線辦公室以支持 VoIP 系統，成本也應該保持較低。

一些網站表示，本地 PBX 系統的平均成本約為每位用戶 1000 美元。 這個數字會根據您的業務規模而上升或下降。 大的更有可能達成交易，而較小的可能支付更多。

從長遠來看，虛擬 PBX 系統佔據上風。 根據您的業務規模，初始成本可能會很高。 如果您是大公司，您將需要能夠順利支持系統的昂貴的呼叫路由工具。 如果你在較小的一邊，成本將是最小的。

一切準備就緒後，所有的辛苦工作都不再掌握在您手中； 它已轉移到您的互聯網提供商。 這意味著無需維護費用或僱用新團隊。

質量和網絡可靠性

出於幾個原因，網絡可靠性非常重要。 您的虛擬 PBX 系統完全取決於您的網絡運行情況。 如果您的路由器無法處理虛擬 PBX 系統將對其施加的工作負載，您可能無法充分利用該服務。

如果您的網絡崩潰，您將無法訪問您的手機。 無論規模大小，網絡可靠性都應該是重中之重。

包括的功能

如前所述，虛擬 PBX 系統將具有大量與您可以使用手機做什麼相關的功能。 在為您可能不需要的功能付費之前，您應該了解您的業務。 這將幫助您避免這些常見的雲遷移失誤。

如果您是一家小型企業，電話會議可能不適合您。 如果您醒來時收到大量語音郵件，請查看一個可以組織它們並使它們易於訪問的系統。 不要為了油耗買法拉利。

支持選項

您希望您的提供商以他們的客戶支持為榮。 許多地方都提供了很好的選擇，但您希望有人能下定決心解決第一次通話時出現的任何問題——無論何時何地。

一個跳出來的地方是Nextiva。 他們的支持團隊可通過電話、電子郵件和聊天獲得。 在他們的網站上，他們吹噓說，他們 95% 的支持電話都是由第二聲響鈴接聽的，幾乎沒有等待時間。 尋找擁有所有這些選擇的公司。 在這種情況下，更多就是更多——而不是更少。

看看這六個超越客戶支持的故事。

可用的集成

在選擇提供商時，還應充分考慮第三方集成。 如果您的辦公室在 Google 或 Microsoft Office 上運行，請查找提供相同功能的提供商。

下面是一個例子：VoIP 可以與 CRM 解決方案集成。 當支持代理接聽電話時，他們的集成業務 VoIP 系統將自動為該呼叫者提取相關的 CRM 條目。 在您的 IVR 系統的幫助下，座席不必翻閱窗口並試圖找到正確的信息，而不必在打電話時浪費時間。

這可以減少麻煩、降低成本和提高客戶滿意度來解決呼叫問題。

虛擬 PBX 具有重要功能

我們的指南只涉及虛擬 PBX 服務的表面。 定價和功能將根據您經營的業務類型而有所不同。 直接與供應商交談可以提供有關虛擬 PBX 如何滿足您的業務需求的更多信息，直接對話可能導致供應商試圖相互競價以引起您的注意。

查看我們的交互式比較圖表，了解有關哪個託管 PBX 提供商適合您的更多詳細信息。