Zoho WorkDrive：一種協作式文件管理解決方案，可簡化您的數據

所有企業，無論規模大小，都需要可靠的存儲和協作平台才能有效運營。 儘管您對它們都有很多不錯的選擇，但很難找到一個平台可以同時提供這兩種功能。

進入 Zoho WorkDrive，這是一個雲存儲和協作平台，通過在一個地方為他們提供安全的雲存儲和協作工具來簡化您的數據。

讓我們深入了解 Zoho WorkDrive 的詳細信息，並找出是什麼讓它成為出色的文件存儲和協作平台。

什麼是 Zoho WorkDrive？

Zoho WorkDrive 是一個基於雲的文件存儲和協作平台，允許團隊輕鬆地實時存儲、共享和協作處理文件。

幾年前，它作為 Zoho Docs 的替代品推出，作為其辦公和生產力應用程序套件的底層存儲平台。 在此期間，對平台進行了多項更改。

最新一期以 WorkDrive 4.0 的形式出現。 WorkDrive 4.0 在不同方面帶來了許多新功能，包括用戶界面、數據管理、第三方集成等，以滿足混合工作環境不斷增長的需求。

Zoho WorkDrive 可在移動設備和桌面設備上使用。

Zoho WorkDrive 可以幫助您做什麼？

作為一個文件管理和協作平台，Zoho WorkDrive 讓您做的不僅僅是存儲文件。 這是可能的，因為它具有多種功能，其中包括：

團隊協作

WorkDrive 的一大優點是團隊協作。 WorkDrive 使用 Team Folders 來做到這一點，它允許團隊成員將文檔上傳到一個文件夾，以便團隊中的每個人都能立即訪問它們。 這樣，用戶就不必單獨通過電子郵件發送文件並在以後跟進其他人。

同樣，如果團隊中的某個人對團隊文件夾中的任何文件進行了任何更改，WorkDrive 會通過通知向每個人發出相同的警報，因此他們始終了解最新的更改，而不必時不時檢查空間和然後自己主動。

作為保持所有項目文件和文檔井井有條的一種方式，WorkDrive 允許工作區管理員在團隊文件夾中創建子文件夾。 大型組織可以充分利用它按部門對文件進行分類。 管理員還可以為每個團隊成員設置訪問權限，以限制他們對文件夾內容的訪問。

最後，每個 WorkDrive 工作區的團隊文件夾下都有一個回收站，以確保所有文件和文檔的安全。 因此，每當團隊中有人刪除文件或文件夾時，它就會進入垃圾箱。 這樣，如果以後需要它或者當團隊中的某個人一開始不小心刪除它時，就可以選擇恢復它。

訪問 Zoho 強大的辦公套件

當團隊訂閱 WorkDrive 時，他們還可以訪問 Zoho Office Suite。 Zoho Office Suite 是一套幫助團隊處理辦公室工作的工具。 它包括三個工具：Writer、Sheet 和 Show。 這三者都提供了一個簡潔易用的界面，並提供了各種模板來加快工作速度，即使您處於離線狀態也能工作。

此外，每個工具都提供其他一些有用的功能，例如 Zoho Writer 中的專注書寫模式、Zoho Sheet 中的預定義和自定義功能，以及 Zoho Show 中的各種設計和動畫選項。

與 WorkDrive 相結合，這不僅可以幫助團隊完成辦公任務，還可以幫助他們將每個人的文件保存在一個位置。 因此，團隊成員可以更輕鬆地進行實時協作、收集反饋並發布他們的作品以供團隊中的每個人查看。

協同工作空間

WorkDrive 將協作體驗提升到一個新的水平。 它使您能夠構建一個協作工作區，您可以在其中與同事一起工作，而無需邀請他們進入團隊文件夾。 同樣，它還簡化了與平台上個人或其他團隊的文件共享，這反過來又提高了協作效率。

由於多人可以同時處理一個文件，因此可能會產生同一文件的多個副本。 這會使識別原始文件成為一個具有挑戰性和乏味的過程。 但值得慶幸的是，WorkDrive 支持版本歷史記錄，因此團隊成員可以訪問文件的所有不同版本，比較它們，並在需要時輕鬆恢復到以前的版本。

與此相一致，另一個使平台上的協作體驗更好的有用功能是活動監控。 使用它，團隊領導可以輕鬆審核他們工作區中發生的一切，以跟踪進度。 此外，可以通過過濾器詳細檢查活動以查看更有價值的見解。

當團隊成員需要討論某事或分享對文件或文檔的反饋時，WorkDrive 的反饋功能（稱為文件註釋）可以派上用場。 有了這個，用戶可以輕鬆地分享他們對一個想法的想法，或者通過上下文評論在文件或文檔下留下反饋。

數據管理工具

Zoho WorkDrive 支持超過 220 種文件格式。 由於這涵蓋了相當廣泛的文件格式，它確保了平台上沒有任何兼容性問題，因此團隊可以直接在工作區中查看文件或上傳他們想要的文件，而無需先進行轉換。

為了在平台上輕鬆發現和搜索文件，WorkDrive 為您提供了按名稱、創建者或文檔中的關鍵字搜索文件的選項。 同樣，它還支持 OCR 和對象檢測，只需在其中輸入關鍵字，即可在工作區中定位圖像和掃描文檔。

此外，還有一個選項可以對團隊文件夾中的文件進行分類。 這使您可以使文件和文檔井井有條，以便團隊中的任何人都能輕鬆找到它們。

與團隊以外的人一起工作

如果您的團隊與其他企業合作，您可能希望向客戶展示您的進展，讓他們了解最新情況或聽取他們的意見。

WorkDrive 讓這一切變得超級簡單。 該平台允許您快速創建指向要共享的文件的外部鏈接。 為了使這種協作工作安全並確保您的數據安全，該工具允許您使用獨立的訪問權限、到期日期和密碼來保護您發送的每個鏈接。 基本上，它使您可以完全控制您的鏈接，並讓您決定加入您的工作空間的用戶可以訪問或不能訪問或執行哪些操作。

同樣，WorkDrive 的“客戶用戶”可以讓您邀請外部客戶或合作夥伴加入您的團隊。 當您想讓利益相關者在短時間內查看或協作項目時，這會派上用場。

高級分析

當您與大型團隊合作時，您會想知道有關您的工作區的某些統計數據。 在 WorkDrive 上，您可以在一個地方訪問所有此類統計數據以及有關工作空間中發生的一切的報告。

因此，例如，如果您是工作區管理員，您可以輕鬆檢查文件何時更新、項目佔用了多少存儲空間以及可用空間量。

不間斷的文件訪問

Zoho WorkDrive 可在移動設備和桌面設備上使用，它使您設備上的所有文件和文件夾保持同步。 這使您可以在一台設備上工作，然後在另一台設備上從中斷的地方繼續。

此外，該平台還將您的文件和文件夾同步到您的桌面，這樣您即使在離線時也可以工作，然後在您上線時同步更改。

Zoho WorkDrive 計劃和定價

Zoho WorkDrive 提供三種計劃：Starter、Team 和 Business。

• 初學者：每位用戶每月 2.5 美元（140 盧比）； 每個團隊的存儲空間從 1TB 開始，文件上傳限制為 1GB
• 團隊：每位用戶每月 4.5 美元（275 盧比）； 每個團隊 3TB 的存儲空間和 5GB 的文件上傳限制
• 商業：每位用戶每月 9 美元（550 盧比）； 每個團隊 5TB 的存儲空間，文件上傳限制為 50GB

每個計劃都提供所有基本的文件存儲和管理功能。 但是當你進入更高層時，它會解鎖對一些額外層的訪問。 查看 WorkDrive 計劃，全面了解所有三個計劃之間的區別，然後為您的組織選擇合適的計劃。

此外，當提供的存儲空間不夠時，Zoho 有額外的存儲選項，可以單獨購買。

Zoho 為新用戶提供 15 天的免費試用期，可以完全訪問所有 WorkDrive 功能。 通過此試用，個人和團隊可以測試和探索該服務以確定它是否滿足他們的要求，然後相應地訂閱計劃。

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